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図ですぐ書ける！縦書き封筒の正しい書き方と悩みやすい6つのシーン解説｜コクヨ生まれのオフィス通販カウネット

図ですぐ書ける！封筒縦の正しい書き方と悩みやすい6つのシーン解説

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「コピー用紙ってたくさんサイズがあってどれを買えばいいか分からない……」

「封筒へ縦書きするとき、宛名や番地の正しい書き方って何？」
「どのようなことに気をつけて書けばいいの？」

入社したばかりで右も左もわからないなか、上司から「これ、先方へ郵送しておいて！」と書類を渡されたとき、封筒の正しい書き方に自信のない方は多いのではないでしょうか。

封筒への正しい縦書きの書き方は、下記を参考にしてください。

封筒に縦書きする方法の図解

封筒を縦に書くときは、以下の項目すべてにルールが決まっています。

封筒の表書きへ記載する項目

  • 切手
  • 郵便番号
  • 住所
  • 宛名（企業名・部署名・役職名・個人名）
  • 差出人の住所
  • 差出人の氏名
  • 封かん日もしくは送付日
  • 封かん

正しい封筒への書き方を知っていると、「きちんとマナーを知っている」「細やかな気遣いができる」と先方に感じてもらえます。

先方へ好印象を与えられるとビジネス上の取引をスムーズにおこなえたり、友好的な関係を築いたりしやすくなるでしょう。

けれど、実際に封筒へ書き始めてみると、
「番地の数字はどう書けばいいの？」
「敬称の書き分けってどうしたらいいの？」
など、悩みやすいシーンや間違えやすいポイントもありますよね。

万が一書き方を知らずに送ってしまえば、大切な書類であるにもかかわらず届かなかったり、失礼に値する内容で送ってしまったりする可能性は否定できません。

そこで本記事では、封筒へ正しく縦書きする書き方について、以下の内容を解説していきます。

この記事のポイント

  • ◎封筒へ縦書きする基本の書き方を、表と裏に分けて紹介
  • ◎上記を図解でわかりやすく解説
    　悩みやすい5つのシーンの書き方を説明
  • ◎封筒へ縦書きするときに間違えがちなチェック項目を解説
  • ◎封筒を送る前に確認すべきポイントを紹介
  • ◎より好印象を与えるコツを紹介

本記事を最後まで読めば、封筒の表書きや裏書き、悩みやすいシーンの書き方が簡単にわかります。

また、縦書きするときに間違えが多いケースや、郵送前に最終確認すべきポイントまでお伝えするので、自信をもって封筒を投函できます。

事前に正しい縦書きの書き方をチェックして、先方へ好印象を与える封筒を完成させましょう。

公開日：2023年12月21日
目次
6.より好印象を与えるには郵送後に先方へ連絡しよう！
7. まとめ

1. 【表書き】封筒へ縦書きする基本の書き方

封筒に縦書きするとき、表書きには以下の項目を記載します。

縦書き封筒の表面の書き方の図解

封筒の表書きへ記載する項目

  • 切手
  • 郵便番号
  • 住所
  • 宛名（企業名・部署名・役職名・個人名）

請求書や履歴書・契約書など書類を送付する際は多くの場合、和封筒やA4封筒が使用されます。

基本的に両者で封筒へ縦書きする書き方は大きく変わりませんが、A4封筒は郵便番号の枠がないタイプが多く見られます。

郵便番号の枠の有無に分けて、封筒へ縦書きする書き方を見ていきましょう。

1-1.【切手】

切手を貼るときのポイントは以下です。

縦書き封筒の切手の貼り方の図解
  • 「縦7.0cm×横3.5cmの範囲」で貼る
  • 枚数を最小限にとどめる（ビジネス上は2枚が限度）

切手は封筒を縦長に見たとき、左上の位置に「縦7.0cm×横3.5cmの範囲」で貼りましょう。

封筒は郵便局へ回収されたのち、仕分けされます。左上に切手がないと、封筒は郵便局の機械で正確に仕分けられず、配達に遅れる可能性があるのです。

複数枚の切手を封筒へ貼付する場合は、金額の高い切手から縦に上から貼っていき、重ならないよう注意しながらできるだけ近づけてください。

切手を貼る枚数に制限はありませんが、「縦7.0cm×横3.5cmの範囲」で貼る場合は最大で2枚までにしましょう。

あまりに多くの枚数が貼られていると、先方に、寄せ集めた切手で封筒を作成したかのように捉えられてしまう可能性があるからです。

1-2.【郵便番号】

縦書き封筒の郵便番号の書き方の図解
  • 算用数字で書く
  • 「〒」や枠組みなど、不要な記載をしない

封筒によって、郵便番号を書く枠の有無が異なります。
お使いの封筒に郵便番号の枠がある場合は、算用数字で1文字ずつ書きましょう。

郵便番号の枠がない場合、右上に郵便番号を数字とハイフンを使用して記載します。

このとき郵便番号の前に「郵便番号」や郵便マークの「〒」を書いたり、自分で枠組みを記載したりする必要はありません。

郵便マークや枠組みがなくとも機械が郵便番号を認識できるだけでなく、不要な記載によってかえって数字を読み取りにくくなってしまうので注意してください。

1-3.【住所】

住所の書き方で気をつけるポイントは、以下です。

縦書き封筒の住所の書き方の図解
  • 封筒の右3分の1を使用して書く
  • 書き出しは1文字下げる
  • 番地や階数は漢数字を使用する
  • ビル・マンション名を省略しない
  • 適宜行替えをする

住所は封筒全体の右側3分の1を使用して、宛名よりも少し小さめの大きさを意識して記載します。
郵便番号の右端にそろえ、1文字下げて書き始めましょう。

番地以降は行を変えるようにして、1行目よりも1文字下げるとバランスがよくなります。

郵便番号は算用数字で記載するとお伝えしましたが、住所に使用する番地、ビルやマンションの階数といった数字は漢数字で書いてください。

このときビルやマンションの階数は「F」とはせず「階」にするとともに、建物の名前は省略しないように注意が必要です。

住所は長ければ切りのよいところで改行して、全体のバランスを取りましょう。

1-4.【宛名】

宛名を書くときに押さえるポイントは、以下です。

縦書き封筒の宛名の書き方の図解
  • 書き出しは1文字下げる
  • 個人名を封筒の中央に書く
  • 企業名や名前などを書く順番と大きさを意識する

宛名は、住所の先頭の文字より1文字下げて書き始めます。

その後、企業宛に郵送する場合は、以下の項目を順に記載しましょう。

封筒へ書く順番 項目 文字の大きさの目安
1行目 企業名 80％
2行目 送付先の部署名 50％
3行目 役職名（個人名の上でも可） 50％
4行目 個人名 100％
※個人名の下に書く「様」は110％

個人名の文字の大きさを100％としたとき、右側に書く企業名や部署名・役職名は表の比率を意識しましょう。

封筒に書く文字が大きすぎれば圧迫感を与えやすく、小さければ見にくくなります。

上記の文字の比率を目安として封筒へ縦書きすると、全体のバランスが取れ、見栄えがよくなるので記載してみてください。

また、宛名を書くときは、以下2つの注意点があります。

  • 宛名を（株）や（有）などと省略しない
  • 担当者がわかる場合は宛先に記載する

株式会社や有限会社を（株）や（有）と省略することはよくありますが、封筒に宛名を書くときは正式名称で書くことがマナーです。

また、先方と過去に面識があった場合や、やりとりをしたことがある場合は企業や部署宛に送らず、個人名を宛先に記載しなければ失礼にあたります。

個人名がわからない場合は、届くまでに時間がかかってしまうので企業宛てにはせず、可能な限り部署名を書き「ご担当者様」と記載するといいでしょう。

個人名から書くのもアリ！

宛名は個人名を先に書くと、配置ミスを防げます。
文字の大きさを意識しながら個人名を封筒の中央に書き、右に企業名や住所を順に書くと、手も汚れずにすむのでおすすめです。

2. 【裏書き】封筒へ縦書きする基本の書き方

ここまでで封筒の表書きを縦書きする書き方について、おわかりいただけたかと思います。
続いて封筒の裏書きの書き方を見ていきましょう。

封筒の裏書きは以下の2パターンがあり、先方が目上であれば左寄せが一般的です。

縦書き封筒の裏書の図解

封筒の裏書きへ記載する項目

  • 郵便番号
  • 差出人の住所
  • 氏名
  • 封かん日もしくは送付日
  • 封かん

すべての項目に共通することとして、表書きよりも文字が大きくならないよう注意しましょう。
では、順番に各項目の書き方の詳細について、順番に解説していきます。

2-1. 【郵便番号】

郵便番号の書き方のポイントは、以下です。

縦書き封筒の裏書の郵便番号の書き方
  • 算用数字を使う
  • 中央よりやや上部へ書く

封筒に枠がある場合は、郵便番号を算用数字で1文字ずつ記載していきます。
郵便番号がない場合は数字とハイフンを使い、中央よりやや上部へ図のように記載しましょう。

2-2. 【差出人の住所】

住所を書くときのポイントは、以下です。

縦書き封筒の差出人の住所の書き方の図解
  • 書き出しは1文字下げる
  • 番地は漢数字で書く
  • ビル・マンション名を省略しない
  • 継ぎ目によって記載場所を分ける

郵便番号枠がある場合は、右から数えて2-3マス目付近から1文字下げて、住所を記載し始めます。
表書き同様にビルやマンション名など省略せず、番地は漢数字で書いてください。

郵便番号枠がない場合も、郵便番号の末尾から2-3文字目を目安に1文字下げて、住所を記載し始めます。

パターン2のように記載する場合は、住所を継ぎ目より右側に書くとよいでしょう。

2-3. 【氏名】

名前を書くときのポイントは、以下です。

縦書き封筒の差出人名の書き方の図解
  • 住所と名前の末尾をそろえる
  • 企業名や部署名を省略しない
  • 名前をほかの項目より大きく書く

氏名を書くときは、企業名や部署名を省略せずに書き始めます。
名前と住所の末尾がそろっていると封筒全体を見たときにバランスが取れ、美しく見えます。

もし企業名や部署名が長い場合は、切りのよいところで改行して記載しましょう。

名前は住所や企業名などと比較して、大きく書くよう意識して記載してください。
ただし表書きよりも文字が大きくならないよう注意しましょう。

パターン2のように記載するときは、企業名や部署名・氏名は継ぎ目の左側へ記載してください。

末尾をそろえてから書くのもアリ！

差出人の氏名や住所を書くときは、先に末尾をそろえて書く方法もあります。
上から順に住所や氏名を書くと末尾がばらばらになり、アンバランスになってしまうことがあります。

本記事の図を例に挙げると、あえて「七」「部」「美」の3文字から先に書くことで、きれいに仕上がるのでおすすめです。

2-4. 【封かん日もしくは送付日】

封かん日もしくは送付日を書くときは以下を押さえましょう。

縦書き封筒の送付日の書き方の図解
  • 左上に書く
  • 省略せず〇月〇日と書く

封かん日もしくは送付日を、封筒の左上に記載します。
先方へ丁寧な印象を与えるためにも、12/9と省略することは避け、十二月九日と漢数字で書きましょう。

2-5.【封かん】

封かんの際は、以下のポイントを押さえましょう。

  • のりで封筒を閉じる
  • 閉じ目の部分を中心に封字を記載する
  • 海外への封筒は封字を使用せずシーリングスタンプを使用する

封かんは、漢字で「封緘」と書き、「緘」には「閉じひも」という意味があります。

そのため「封かん」という作業には、「第三者によって封筒が開封されていない証明」の意味合いが含まれています。

セロハンテープを使用すると第三者が開封して再度閉じることも可能なので、必ずのりでしっかり閉じましょう。

封かん作業では、閉じ目が中心に来るように封字を記載します。
封字には以下の種類があるので、状況に応じて使い分けてください。

封字の種類 概要
〆・締 一般的に使用される封字で、「〆」は「締」の略字を表す
「〆」は「×」にならないよう注意する
封 「〆」や「締」よりも改まった印象を相手に与える
緘 重要書類で使用されることの多い封字で重々しい印象を相手に与える
ビジネスで使用されることが多い
寿・壽 婚礼のようなお祝い事で使用される
「壽」は「寿」の旧字体で使い分けに決まりはない
賀 婚礼以外のお祝い事で使用される

また海外では、基本的に封字を使いません。

シーリングスタンプという、蝋（ろう）を溶かしたワックスによる封かんが一般的です。
場合によっては、海外の方にとって「〆」が「×」に見えてしまうこともあるため、避けましょう。

3. 封筒に縦書きするときに悩みやすい6つのシーンの書き方

封筒へ縦書きするときの書き方について、一連の流れをお伝えしました。

実際に封筒を前にして書いてみると、以下6つの書き方について悩むケースがよくあります。

  • 同じ住所へ連名での書き方
  • 添え書きの書き方
  • 返信用封筒を作成するときの書き方
  • 返信用封筒を送り返すときの書き方
  • 番地の漢数字の書き方
  • アルファベットを含む書き方

どのように書くとよいのか、順番に見ていきましょう。

3-1. 同じ住所へ連名での書き方

同じ住所へ連名で名前を書くときは、役職順に右から記載していきます。

縦書き封筒の連名の書き方の図解

一般的な役職順は、以下を参考にしてください。

役職が高い順の図解

役職や名字を省略しないように気をつけ、たとえ同じ名字の方を記載する場合でもフルネームで書きましょう。

3-2. 添え書きの書き方

封筒の中に入っている書類の内容や、取り扱う上での注意を示す記載のことを「添え書き」といいます。「添え字」「外脇付け」とも呼ばれます。

添え書きの書き方は、以下の図を参考にしてください。

縦書き封筒の添え書きの書き方の図解

添え書きの位置は、宛名の「様」よりも下に末尾が来るよう、封筒の左下に記載してください。
赤は「赤字」を連想させるので避け、色は青や黒を使用しましょう。

以下は、添え書きの例です。

〇〇在中 封筒に入っている書類の内容を明記
折曲厳禁 折り曲げてはいけない書類
親展 宛名の個人名以外の人物による開封を避ける書類
至急 急ぎの書類
拝答 返信が必要な書類

表を参考に、書類に合った添え書きを使用してください。

3-3. 返信用封筒を同封するときの書き方

書類を送付後、自社の都合で先方からの返送を求める場合に、以下のように返信用封筒を作成します。

返信用封筒の書き方の図解

返信用封筒を作成するうえで、必要な作業は以下のとおりです。

  1. 切手を貼る
  2. 郵便番号・住所・宛名を書く
  3. 送り主の記載はしない

順番に書き方を見ていきましょう。

3-3-1. 切手を貼る

返信用封筒には、あらかじめ十分な金額の切手を貼っておきます。

このとき切手を同封ではなく貼付しておくことに注意するとともに、貼り忘れはマナー違反になるため注意しましょう。

切手の貼り方は「1-1.【切手】」を参考にしてください。

また、切手の金額を考えるときには以下を予測して、料金不足にならないようにしましょう。

  • 返送予定の書類サイズ
  • 返送予定の書類枚数
  • 先方がクリアファイルに入れて返送する可能性
  • ほかの書類を同封する可能性

返信用封筒の場合、料金不足になれば自社に届いてから郵便局から請求が来ます。

ただし差し戻ってしまうリスクがないとはいい切れないため、余裕をもった金額の切手を貼付しておくと安心です。

3-3-2. 郵便番号・住所・宛名を書く

封筒の表書きへ「1. 【表書き】封筒へ縦書きする基本の書き方」を参考に、郵便番号・住所・宛名を書いてください。

行 企業や部署などの組織に宛てた敬称
宛 担当者のような個人宛の敬称

3-3-3. 送り主の記載はしない

裏書きの送り主に関しては、空欄にしておきましょう。

返信用封筒を作成するとき先方の住所を知っており、手間を取らせないためにも記載が適切のように感じられますが、マナー違反にあたります。

先方の都合上、住所や担当部署が変わる可能性もあるかもしれません。
裏書きは差出人が記載する箇所なので、記載せずに郵送しましょう。

3-4. 返信用封筒を送り返すときの書き方

先方から送られてきた返信用封筒を送るとき、以下2つの作業をおこないます。

返信用封筒を送り返すときの書き方の図解
  • 裏書きを書く
  • 「宛」「行」「係」などの敬称を訂正する

順番に見ていきましょう。

3-4-1. 封筒の裏書きを書く

返信用封筒には表面に先方への宛先がすでに記載されているため、裏書きを記載しましょう。

裏書きの記載方法は、「2. 【裏書き】封筒へ縦書きする基本の書き方」を参考にしてください。

3-4-2. 「宛」「行」「係」などの敬称を訂正する

敬称の訂正方法の図解

返信用封筒には、先方の宛名の下に「宛」「行」などの敬称が記載されているので、縦の二重線で訂正します。きれいに線を引くには、定規を使うことがおすすめです。

続いて訂正した敬称の左に「様」や「御中」と記載しましょう。
「様」と「御中」の使い分けは、以下のとおりです。

様 担当者のように個人名のあとに使用する
目上や目下どちらにも使用できる
御中 企業や部署など組織や団体に送るときに使用する

封筒の「御中」の書き方については「封筒 書き方 御中」の記事もご参考ください。

3-5. 番地の漢数字の書き方

番地の漢数字で書くルールは、以下です。

  • 2桁以上の場合は「十」や「百」を省略する
  • 0は「〇」で表す
  • わかりにくい場合は算用数字を使用できる

このルールをもとに、番地を漢数字で書く例を見てみましょう。

1987 一九八七
25 二五
180 一八〇
123 ・一二三
・123
13 ・一三
・13

表のように「1987」や「25」など、2桁以上の番地は「十」「百」「千」を省略します。
「180」の場合は、「十」や「百」を省略のうえ、「0」を「〇」で表します。

ただし「123」や「13」は漢数字で書くと横棒が羅列され、誤配達の原因となるので、算用数字で書くことが適切でしょう。

このように番地は基本的に漢数字で書きますが、場合によって算用数字を使用すると理解しておいてください。

3-6. アルファベットを含む書き方

企業名やマンション名など、封筒へアルファベットを使用するときは、以下のルールで封筒へ縦書きします。

縦書き封筒のアルファベットを含む宛名の書き方の図解
縦書き 横書き
  • 単語になっていない文字の羅列
    （ABCやNHK・ECCなど）
  • 人名
  • 単語（WhiteやAmazonNIKEなど）
  • アルファベットの並びと単語が混在

「ABC」と「White」を例に挙げ、封筒へ縦書きするときの書き方の例を詳しく見てみましょう。

縦書き封筒のアルファベットを含む宛名の書き方の図解2

パターン1を見てみましょう。
「ABC」は単なるアルファベットの羅列であり、「White」は1つの単語です。

そのためABCビルは「単語になっていなければ縦書き」となり、それぞれの文字を縦書きしてください。

株式会社Whiteを書くときは「単語は横書き」なので、図のように記載します。

ただしパターン2のように、アルファベットと単語が混在している場合は、「ABC」と「White」をすべて横書きにします。

取引先の企業名や住所に、アルファベットが使用されるケースは少なくありません。
封筒へアルファベットの正しい書き方を知っておくと、先方から好印象をもってもらえるでしょう。

4. 封筒へ縦書きするときに間違えがちなチェック項目

封筒へ縦書きするときに悩んだとき、どのように書くと適切なのかご理解いただけたかと思います。

続いて封筒へ縦書きするときに間違えやすい、以下3つのチェック項目を確認していきましょう。

  • 敬称は正しく使用できているか
  • 切手や郵便番号の位置は正しいか
  • 氏名や住所の記載間違いはないか

順番に解説していきます。

4-1. 敬称は正しく使用できているか

宛名を書くときに使用する敬称は、基本的なマナーとして知っておかなければ先方への失礼にあたることがあります。

敬称を使用するときの注意点は、以下2つです。

  • 使用する敬称を正しく選択する
  • 敬称を重複して使用しない

以下によく使用される敬称について、まとめました。

御中 企業・団体・担当部署宛
様 担当・役職者などの個人宛
（2人のときは、「様」として連名表記する）
様方 送付先住所の名字と受取人の名字がなる場合
（※里帰り出産や下宿などの同居）
気付 送付先住所の名字と受取人の名字がなる場合
（※ホテルや入院など一時的な立ち寄り先）

「御中」は組織への敬意を表す言い方で、個人が特定されていない場合に使用します。

一方、名前がわかっているか否かにかかわらず、個人宛に封筒を郵送する場合は「様」を使用します。
個人名は不明だけれど、業務担当者へ書類を郵送したい場合は、「ご担当者様」と記載するといいでしょう。

また、以下のように敬称を使用するときの注意点として、重ねません。

宛名の敬称の書き方の解説

より丁寧に表現しようと思い、敬称を重ねるとマナー違反となります。

封筒を郵送するうえで、敬称は必ず使用します。
とくに「様」や「御中」は使用頻度の高い敬称のため、先方を不快にさせないよう正しく使いましょう。

4-2. 切手や郵便番号の位置は正しいか

マナーとして、切手や郵便番号の位置には決まりがあるので、「1-1.【切手】」と「1-2.【郵便番号】」を参考に正しく配置されているか確認してください。

正しい位置に配置されていると、郵便局でおこなわれる仕分け作業を機械で素早くでき、無駄な時間がかからないので、先方へスムーズに配達されます。

切手や郵便番号の位置が異なっても配達はされますが、郵便局員の手作業によって仕分けられるので、時間がかかる可能性が高いでしょう。

先方への失礼にあたらないようにするため、切手や郵便番号の位置は確認しておくべき項目です。

4-3. 氏名や住所の記載間違いはないか

氏名や住所の記載間違いがあれば、封筒が届かなかったり、配達が遅れたりする事態につながります。

記載間違いをした場合は、修正せずに新しい封筒へ書き直します。

修正すると、先方から「書き直すのが面倒くさい」「封筒がもったいないと考えている」と捉えられてしまうので注意しましょう。

誤字脱字のない封筒を送ることが、相手への敬意につながります。

5.封筒を送る前に確認すべきポイント

正しく封筒を書き終えたら、郵送する前に最後の確認をおこないましょう。
封筒を送る前に確認すべきポイントは、以下2つです。

  • 郵送料金は正しいかチェックする
  • 書類に合わせて三つ折りもしくはクリアファイルに入れる

順番に見ていきましょう。

5-1. 郵送料金は正しいかチェックする

封筒の郵送料金が不足した場合、予定通りに封筒が届かないだけでなく、先方から料金徴収される可能性があるので注意しましょう。

郵送料金に関しては、郵便局の「手紙（定形郵便物・定形外郵便物）の基本料金」を参考にしてください。

料金不足の郵便物への対応は、主に以下3パターンです。

  1. 差出人へ返送
  2. 受取人から徴収
  3. 受取人が受取を拒否したが、差出人が不明な場合は郵便局にて保管

自社に返送されると再度封筒を作成し直すため、先方へ届くまでに時間がかかり、期限が迫っている書類であれば迷惑をかけてしまいます。

料金不足でも先方が拒否せず、料金を支払ってくれる場合は配達されますが、完全なマナー違反です。

万が一自社の住所を記載していなければ、封筒は郵便局で保管されるので、先方へ届いているか否かすら気づけないでしょう。

いずれにせよ、郵送料金の不足は先方へ迷惑をかけてしまうので、必ず確認が必要です。

5-2.書類に合わせて三つ折りもしくはクリアファイルに入れる

郵送する書類に合わせて三つ折り、もしくはクリアファイルに入れてから封筒で送りましょう。

以下のような書類は三つ折りにせず、A4封筒のような折らずにすむサイズの封筒へクリアファイルごと入れます。

三つ折りにしない書類
書類の内容 理由
応募書類（例：履歴書） ・丁寧に扱っているという印象を与えられる
・先方にとって書類を開く手間がない
※2つ折りにしてA4・B5になる場合は問題ない
重要書類（例：契約書） ・重要な書類のため折ること自体が望ましくない
・長期保存する可能性がある
・印刷やスキャンする場合がある
記載が細かい書類（例：地図・図面） ・折り目によって目視しづらくなる
写真・冊子 ・折り目によって見た目が悪くなる

上記に記載のない、請求書や納品書などA4サイズの書類は、以下のように三つ折りにして長形3号封筒へ入れます。

a4書類の折り方の図解

このようにして三つ折りすると、封筒を開封したとき書類を「※」から開けるので「契約書」部分が先に見え、どのような内容なのかをすぐに把握できるのです。

封筒へ入れるときもルールがあり、４のように三つ折りにした書類の上部「※」が手前に来るように入れましょう。

先方は受け取った封筒を裏側から開封するので、届いた書類を「※」から上に開いてスムーズに確認できます。

書類を正しく三つ折りにしたうえで封筒へ適切に入れる作業は、先方への気遣いのひとつです。
ビジネスマナーとして覚えておきましょう。

6.より好印象を与えるには郵送後に先方へ連絡しよう！

封筒郵送後はメールで先方へ連絡を入れておくと、より丁寧な印象をもってもらえます。
電話連絡でもかまいませんが、メールの場合は記録として残ります。

郵便トラブルで到着が遅れたり、万が一書類の行方がわからなくなったりしても、たしかに郵送したと伝えやすいでしょう。

封筒を郵送後に先方へ連絡するときは、以下を伝えます。

  • 郵送日
  • 郵送した書類の内容
  • 書類の到着日
  • 追跡番号

郵送日や書類の内容は、先方へ連絡するうえで必須です。
書類の到着日に関しては、郵便局の「お届け日数を調べる」を参考にしましょう。

ただし必ずしも予定日に配達されるとは限らないので、到着日はあくまでも目安であることを伝えておくと先方にとっても安心です。

また、追跡番号という「特定記録」という有料のオプションによってつけられ、封筒がいつ頃届くかを先方が把握できるシステムもあります。
特定記録を利用して書類を郵送した場合は、追跡番号を記載しましょう。

郵送後の連絡は必須ではありませんが、メールすることで先方から好印象をもってもらえるだけでなく、紛失時のリスク回避にもつながります。

封筒を郵送したあとは、積極的に連絡しましょう。

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7. まとめ

本記事を通して、封筒へ縦書きするときの書き方について、注意点や郵送時のポイントを含めご理解いただけたかと思います。

最後に、本記事の要点をまとめます。

▼封筒へ縦書きするとき、表書きは以下の項目について正しい位置や記載方法で書く。

封筒の表書きへ記載する項目

  • 切手
  • 郵便番号
  • 住所
  • 宛名（企業名部署名役職名個人名）

▼封筒へ縦書きするときの裏書きは、以下の項目について正しい位置や記載方法で書く。

封筒の裏書きへ記載する項目

  • 郵便番号
  • 差出人の住所
  • 氏名
  • 封かん日もしくは送付日
  • 封かん

▼ 封筒に縦書きするときに悩みやすい6つのシーンの書き方は、以下のとおりです。

同じ住所へ連名での書き方 役職順に右から記載する
添え書きの書き方 添え書きの位置は、宛名の「様」よりも下に末尾が来るよう、封筒の左下に記載する
返信用封筒を作成するときの書き方 1. 切手を貼る
2. 郵便番号・住所・宛名を書く
3. 送り主の記載はしない
返信用封筒を送り返すときの書き方 ・自分の住所を書く
・「宛」「行」「係」などの敬称を訂正する
番地の漢数字の書き方 ・2桁以上の場合は「十」や「百」を省略する
・0は「〇」で表す
・わかりにくい場合は算用数字を使用できる
アルファベットを含む書き方 ・人名は横書きする
・単語になっていなければ縦書きする
・単語であればアルファベット部分のみ横書きする
・アルファベットの並びと単語が混在していれば横書きする

▼封筒を送る前に確認すべきポイントは、以下2つです。

  • 郵送料金は正しいか
  • 書類に合わせて三つ折りもしくはクリアファイルに入れる

▼より好印象を与えるには封筒を郵送後に先方へメールで連絡する。

封筒へ縦書きするとき、本記事の書き方が参考になれば幸いです。

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