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知らなきゃまずい封筒の正しい書き方とは？敬称の使い分けも解説【ビジネスマナー】

知らなきゃまずい封筒の正しい書き方とは？敬称の使い分けも解説【ビジネスマナー】

封筒のイメージカウネット「封筒の商品一覧」はこちら

「封筒の書面」は、相手からの第一印象を決めると言っても過言ではないほど、ビジネスにおいて重要なファクターとなります。

形式的なマナーが多く存在し、重大なミスがあった場合、自分が恥ずかしい思いをするだけでなく、先方にも失礼にあたる可能性があるのです。

そこで本記事では、以下の内容を解説します。

この記事のポイント

  • 封筒の基本的な書き方
  • 会社宛・ビジネスでの書き方
  • A4封筒、返信用封筒の書き方
  • 「御中」「様」など宛名の敬称の使い分け
  • 「在中」「親展」など添え書きの書き方

この記事を読めば、プライベートからビジネスシーンまで使える封筒の書き方が網羅的に理解でき、正しいマナーを身につけることが可能です。

公開日：2024年2月16日
目次

1. 封筒の基本的な書き方

1-1. 基本の表書き

封筒の表書きに記載する項目・ポイントは以下の通りです。

【封筒の基本的な表書き】

項目 ポイント
切手 ・左上に貼りつける。
・複数枚貼る場合は縦に貼る。
・枚数はできる限り少なくする。
郵便番号 ・郵便番号枠に沿って、算用数字で書く。
・枠がない場合は、右上に数字とハイフンだけを記載する。（〒マークや枠組みは不要）
住所 ・郵便番号右端から、1文字下げて書き始める。
・丁目や番地などの数字は、漢数字を使用する。
・都道府県名から建物名・部屋番号まで省略しない。
・住所が長ければ、切りの良いところで改行する。
宛名 ・住所の頭から、1文字下げて書き始める。
・個人名が封筒中央になるよう調整する。
・住所よりも一まわり大きいサイズで書く。
・同居・下宿している個人宛ての場合、宛名の右上に小さく「〇〇様方」と記載する。

封筒の表書きでは、上記のポイントを意識して書きましょう。

郵便番号枠の有無の影響はほとんどなく、枠がない封筒の場合は、右上に数字とハイフンを記載するだけ。〒マークや枠組みを書く必要はありません。

1-2. 基本の裏書き

封筒の裏書きは、郵便番号枠の有無によって書き方が大きく異なります。

  • 郵便番号枠ありの場合
  • 郵便番号枠なしの場合

それぞれ順番に解説しますので、記入ミスがないように注意しましょう。

郵便番号枠ありの場合

郵便番号枠がある封筒の裏書きに記載する項目・ポイントは以下の通りです。

【封筒の基本的な裏書き（郵便番号枠あり）】

項目 ポイント
郵便番号 郵便番号枠に沿って、算用数字で書く。
住所 ・郵便番号枠右端から、1文字下げて書き始める。
・丁目や番地などの数字は、漢数字を使用する。
・都道府県名から建物名・部屋番号まで省略しない。
・住所が長ければ、切りの良いところで改行する。
自分の名前 ・住所と名前の末尾をそろえる。
・住所よりも二まわり大きいサイズで書く。
封かん日 ・裏面の左上に記載する。
・縦書き・漢数字で省略せずに書く。

郵便番号枠がある封筒の裏書きでは、中央（継ぎ目部分）より左側に、住所や宛名を書くのが基本です。

また、表書きと違うポイントとして、裏書きでは住所と名前の末尾をそろえて書きます。末尾から詰めて書くことで、より美しい書面になりますよ。

郵便番号枠なしの場合

郵便番号枠がない封筒の裏書きに記載する項目・ポイントは以下の通りです。

【封筒の基本的な裏書き（郵便番号枠なし）】

項目 ポイント
郵便番号 ・封筒の中央（継ぎ目）にハイフンが来るようにする。
・封筒中央よりやや上に書く。
・算用数字で記載する。（〒マークや枠組みは不要）
住所 ・住所は中央（継ぎ目）より右側に書く。
・郵便番号の右端から、1文字下げて書き始める。
・丁目や番地などの数字は、漢数字を使用する。
・都道府県名から建物名・部屋番号まで省略しない。
・住所が長ければ、切りの良いところで改行する。
自分の名前 ・名前は中央（継ぎ目）より左側に書く。
・住所と名前の末尾をそろえる。
・住所よりも二まわり大きいサイズで書く。
封かん日 ・左上に記載する。
・縦書き・漢数字で省略せずに書く。

郵便番号枠がない封筒の裏書きでは、封筒中央（継ぎ目部分）にハイフンが来るように郵便番号を記載します。

それに伴い住所や名前の位置も異なり、住所は継ぎ目より右側、名前は左側に収まるように書くことがポイントです。

2. 会社宛・ビジネスでの封筒の書き方

封筒に記入しているイメージ

画像出典元：https://www.kaunet.com/kaunet/images/template/k040_i_20231228_02_seopost_01_08.jpg

2-1. 会社宛・ビジネスでの表書き

封筒の表書きのイメージ

画像出典元：https://www.kaunet.com/kaunet/images/template/k040_i_20231228_01_seopost_01_03.png

ビジネスシーンでの封筒の表書きに記載する項目・ポイントは以下の通りです。

【会社宛・ビジネスでの封筒の表書き】

項目 ポイント
切手 ・左上に貼りつける。
・複数枚貼る場合は縦に貼る。
・ビジネスでは2枚までが限度。
郵便番号 ・郵便番号枠に沿って、算用数字で書く。
・枠がない場合は、右上に数字とハイフンだけを記載する。（〒マークや枠組みは不要）
住所 ・郵便番号枠右端から、1文字下げて書き始める。
・丁目や番地などの数字は、漢数字を使用する。
・都道府県名から建物名・階数まで省略しない。
・住所が長ければ、切りの良いところで改行する。
宛名（会社名・部署名・役職名・個人名） ・住所の頭から、1文字下げて書き始める。
・会社名は「（株）」などと省略しない。
・部署名は会社名の1文字下、または改行して書く。
・役職名は4文字以内であれば個人名上部に記載。5文字以上であれば個人名右側に小さく記載する。
・個人名は会社・部署名などよりも一まわり大きいサイズで書く。

会社宛・ビジネスでの封筒の表書きでは、宛名として「会社名」「部署名」「役職名」を必要に応じて記載します。

会社名・部署名・役職名は、基本的に個人名の右側に記載しますが、役職名に関しては4文字以下の場合、個人名の上部に書くことになるため注意が必要です。

なお、郵便番号枠がない封筒の場合、基本の書き方と同じように右上に数字とハイフンを記載するだけです。〒マークや枠組みを書く必要はありません。

2-2. 会社宛・ビジネスでの裏書き

封筒の裏書きのイメージ

画像出典元：https://www.kaunet.com/kaunet/images/template/k040_i_20231228_01_seopost_01_08.png

会社宛・ビジネスシーンでの封筒の裏書きも、基本の書き方と同じように郵便番号枠の有無によって書き方が大きく異なります。

  • 郵便番号枠ありの場合
  • 郵便番号枠なしの場合

それぞれ順番に解説しますので、記入ミスがないようしっかり覚えておきましょう。

郵便番号枠ありの場合

会社宛やビジネスシーンにおいて、郵便番号枠がある封筒の裏書きに記載する項目・ポイントは以下の通りです。

【会社宛・ビジネスでの封筒の裏書き（郵便番号枠あり）】

項目 ポイント
郵便番号 ・郵便番号枠に沿って、算用数字で書く。
住所 ・郵便番号枠右端から、1文字下げて書き始める。
・丁目や番地などの数字は、漢数字を使用する。
・都道府県名から建物名・階数まで省略しない。
・住所が長ければ、切りの良いところで改行する。
自分の名前（会社名・部署名・個人名） ・住所と会社・部署名、名前の末尾をそろえる。
・会社名・部署名はなるべく1行に収める。
・個人名は住所などより二まわり大きいサイズで書く。
封かん日 ・左上に記載する。
・縦書き・漢数字で省略せずに書く。
封字 ・防犯観点からテープやホッチキスはNG。必ずのりで閉じる。
・封じ目を中心に「〆」を書く。
・「×」にならないよう注意。

ビジネスシーンの裏書きには、自分の名前以外にも「会社名」「部署名」を記載する場合が多くなります。

郵便番号枠がある場合は、封筒中央（継ぎ目部分）より左側に収める必要があるため、文字のバランスに注意しましょう。

また、重要な書類を取り扱うときは、第三者による開封を防ぐための「封字」を記載します。基本的に「〆」を使いますが、「×」に見えると失礼にあたるため注意してください。

郵便番号枠なしの場合

会社宛やビジネスシーンにおいて、郵便番号枠がない封筒の裏書きに記載する項目・ポイントは以下の通りです。

【会社宛・ビジネスでの封筒の裏書き（郵便番号枠なし）】

項目 ポイント
郵便番号 ・封筒の中央（継ぎ目）にハイフンが来るようにする。
・封筒中央よりやや上に書く。
・算用数字で記載する。（〒マークや枠組みは不要）
住所 ・住所は中央（継ぎ目）より右側に書く。
・郵便番号の右端から、1文字下げて書き始める。
・丁目や番地などの数字は、漢数字を使用する。
・都道府県名から建物名・部屋番号まで省略しない。
・住所が長ければ、切りの良いところで改行する。
自分の名前（会社名・部署名・個人名） ・会社名・部署名・個人名は中央（継ぎ目）より左側に書く。
・住所と会社・部署名、名前の末尾をそろえる。
・会社名・部署名はなるべく1行に収める。
・住所よりも二まわり大きいサイズで書く。
封かん日 ・左上に記載する。
・縦書き・漢数字で省略せずに書く。
封字 ・防犯観点からテープやホッチキスはNG。必ずのりで閉じる。
・封じ目を中心に「〆」を書く。
・「×」にならないよう注意。

ビジネスシーンにおける郵便番号枠がない封筒の裏書きでは、基本の裏書きと同じように封筒中央（継ぎ目部分）にハイフンが来るように郵便番号を記載します。

ただし、住所や名前以外にも「会社名」「部署名」が必要な場合が多く、記載位置には注意が必要です。

住所は継ぎ目より右側に、会社名・部署名・個人名は左側に書くようにしましょう。

3. A4封筒の書き方

封筒のイメージ

画像出典元：https://www.kaunet.com/kaunet/images/template/k040_i_20231228_03_seopost_01_01.jpg

3-1. A4封筒の表書き

A4封筒の表書きに記載する項目・ポイントは以下の通りです。

【A4封筒の表書き】

項目 ポイント
切手 ・左上に貼りつける。
・複数枚貼る場合は縦に貼る。
・ビジネスでは2枚までが限度。
郵便番号 ・郵便番号枠に沿って、算用数字で書く。
・枠がない場合は、右上に数字とハイフンだけを記載する。（〒マークや枠組みは不要）
住所 ・郵便番号枠右端から、1文字下げて書き始める。
・丁目や番地などの数字は、漢数字を使用する。
・都道府県名から建物名・階数まで省略しない。
宛名（会社名・部署名・役職名・個人名） ・住所の頭から、1文字下げて書き始める。
・個人名が封筒中央になるよう調整する。
・住所と会社名はやや広めに間隔をあける。
・会社名は「（株）」などと省略しない。
・部署名は会社名の下に1文字あけて書く。
・役職名は4文字以内であれば個人名上部に記載。5文字以上であれば個人名右側に小さく記載する。
・個人名は会社・部署名などよりも一まわり大きいサイズで書く。
添え書き（外脇付け） ・封筒の左下に記載する。
・赤字で書くのが一般的ですが、黒や青でも問題なし。

A4封筒の書き方は、通常の和封筒と基本的に変わりません。

ただし、封筒が大きい分バランスが崩れやすいため、文字が小さすぎたり大きすぎたりしないように注意しましょう。

3-2. A4封筒の裏書き

A4封筒の裏書きに記載する項目・ポイントは以下の通りです。

【A4封筒の裏書き】

項目 ポイント
郵便番号 ・住所・名前の上に、算用数字で書く。
・枠がない場合は、中央（継ぎ目）より左側に数字とハイフンだけを記載する。（〒マークや枠組みを書く必要はありません。）
住所 ・郵便番号右端から、1文字下げて書き始める。
・丁目や番地などの数字は、漢数字を使用する。
・都道府県名から建物名・階数まで省略しない。
自分の名前（会社名・部署名・個人名） ・住所と会社・部署名、名前の末尾をそろえる。
・会社名・部署名はなるべく1行に収める。
・個人名は住所などより二まわり大きいサイズで書く。
封かん日 ・右上に記載する。
・縦書き・漢数字で省略せずに書く。
封字 ・防犯観点からテープやホッチキスはNG。必ずのりで閉じる。
・封じ目を中心に「〆」を書く。
・「×」にならないよう注意。

A4封筒の裏書きでは、郵便番号枠がない場合がほとんどですが、枠の有無にかかわらず住所・名前は、封筒中央（継ぎ目）より左側に記載します。

また、通常「封かん日」は左上に記載しますが、A4封筒の場合は右上に書くのがマナーです。間違えやすいポイントのため、A4封筒を用いる場合は注意してください。

4. 返信用封筒の書き方・返し方

自分宛の封筒に返信用封筒が入っていた場合、そのまま返信するのではなく、封筒に修正・追記をする必要があります。

返信する取引先や会社の方に悪印象を与えないよう、返信用封筒の正しいマナーを身につけましょう。返信用封筒でのマナーは以下の2つです。

  • 敬称を訂正する
  • 裏書きを記入する
返信用封筒のイメージ

画像出典元：https://www.kaunet.com/kaunet/images/template/k040_i_20231228_03_seopost_01_10.png

まず、宛名の下に書かれている「宛」「行」などの敬称を縦の二重線で訂正します。訂正した敬称の左に、個人宛なら「様」、組織・団体宛なら「御中」と記載し、敬称の訂正は完了です。

なお、裏書きはビジネスシーンでの書き方と変わりません。「会社宛・ビジネスでの封筒の書き方」を参考に書き進めてください。

5. 「御中」「様」など宛名の敬称の使い分け

敬称が記載されている封筒のイメージ

画像出典元：https://www.kaunet.com/kaunet/images/template/k040_i_20231228_03_seopost_01_04.jpg

5-1. 会社など組織・団体宛に送るときに使う敬称

会社や部署などの組織・団体宛に送るときに使う敬称は、「御中」と「各位」の2つです。

「御中」は、宛名が組織名のみの場合に使う敬称です。そのため、組織に属した特定の人物宛の場合は使用しません。

【使用例】

  • 〇　コクヨ株式会社　人事部　御中
  • ×　コクヨ株式会社　人事部　御中　ご担当者様
  • 〇　コクヨ株式会社　人事部　ご担当者様

「各位」は、複数人物や団体に向けての書簡や通知に使う敬称です。各位には「皆様」という意味が込められているため、二重表現にならないよう気をつけましょう。

【使用例】

  • 〇　関係者各位
  • ×　関係者各位の皆様

5-2. 特定の人物・個人宛に送るときに使う敬称

特定の人物・個人宛に送るときに使う敬称には、「様」「殿」「先生」の3つがあります。

「様」は、特定の人物・個人宛に送る場合に使う敬称です。特定の個人であれば、誰にでも使えるため、プライベートからビジネスシーンまでもっとも一般的に使われています。

【使用例】

  • 〇　コクヨ株式会社　田中　様
  • ×　コクヨ株式会社　様

「殿」は、目上の人から目下の人宛に送るときに使われる敬称です。

社内の部下など、主に内部の個人宛に使われ、取引先などの外部の方に使うと失礼にあたるため注意が必要です。特別な理由がなければ「様」でも問題ありません。

【使用例】

  • 〇　コクヨ株式会社　人事部　田中　殿
  • ×　コクヨ株式会社　殿

「先生」は、教師・教授・医師・弁護士・政治家などといった、専門知識を有する指導者宛に使用する敬称です。個人宛に使う敬称のため「様」でも問題ありません。

【使用例】

  • 〇　コクヨ大学　山田花子　先生
  • ×　コクヨ大学　山田花子先生　様

5-3. 返信用封筒を同封するときに使う敬称

相手への封筒に、送り返してもらうための返信用封筒を同封するときには、「行」「宛」の2つを使います。

「行」は自身が所属する会社名や部署名、「宛」は自分の名前の下につける表現のため、敬称としては使用しません。

相手の宛名に「行」や「宛」を使うこと、また自分の宛名に「様」「御中」を使うことはマナー違反となりますので注意してください。

【相手に返信してもらう場合の使用例】

  • 〇　コクヨ株式会社　行
  • ×　コクヨ株式会社　御中
  • 〇　コクヨ株式会社　田中　宛
  • ×　コクヨ株式会社　田中　様

【自分が返信する場合の使用例】

  • 〇　コクヨ株式会社　行　御中
  • ×　コクヨ株式会社　行
  • 〇　コクヨ株式会社　田中　宛　様
  • ×　コクヨ株式会社　田中　様

自分が返信用封筒を送り返す場合は、「行」や「宛」を二重線で消し、「御中」や「様」を左に書いて訂正します。

6. 「在中」「親展」など添え書きの書き方

在中が記載された封筒の画像

添え書きとは、重要書類を送るときに記載する「在中」「親展」などの文字を指します。

添え字・外脇付けなどとも呼ばれており、よく見る「請求書在中」「履歴書在中」なども添え書きにあたります。

記載位置は、封筒表面の左下。文字は目立たせるために赤字で書くのが一般的ですが、青や黒でも問題ありません。

なお、ビジネスシーンでよく使う添え書きは以下の5つです。ビジネス関係の封筒で使うことは珍しくないため、それぞれの意味や使い方をしっかり理解しておきましょう。

【添え書きの種類・使い方】

  • 「在中」…封筒の中身を明記する場合に使用
  • 「親展」…宛名の人以外の開封を禁止する場合に使用
  • 「重要」…重要な文書である場合に使用
  • 「至急」…急ぎの要件である場合に使用
  • 「拝答」…返信が必要な場合に使用
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7. まとめ

この記事では、封筒の基本的な書き方や会社宛・ビジネスでの書き方、敬称の使い分けなどを解説しました。とくに大切なポイントは以下の3つです。

【記事のポイント】

  • 表書きは会社・部署・役職名のバランスに注意する
  • 裏書きは郵便番号枠の有無で書き方が大きく異なる
  • 会社宛の敬称は「御中」、個人宛では「様」を使う

重要な書類を扱ったり取引先などに封筒を送る場合、重大な間違いがあると自分が恥ずかしい思いをするだけでなく、先方にも失礼にあたります。

相手からの第一印象を決める「封筒の書面」で大きな失敗をしないよう、本記事で解説した書き方のポイントを参考に、正しいビジネスマナーを身につけておきましょう。

また、ビジネス用封筒をまとめて購入するのであれば、カウネットの通販がおすすめです。

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