トヨクモ安否確認サービス2 導入事例 #01社員の少ない企業にもメリットが多く、
しかも安価で導入しやすい。
導入事例企業様イメージ画像
株式会社ティーディーエス
Web
https://www.tds888.com
事業内容
カタログ・リーフレット・パッケージ・WEB・広告などの企画制作
利用規模
約10名
導入プラン
プレミアプラン
カタログ制作を中心にWebなどを含め様々なデザイン制作を手がけるデザイン事務所様。コロナ渦で不安や混乱を抱えながらも、少数精鋭でお客様の期待に今も応えつづけている企業ですが、新たな働き方へのシフトには苦労も多かったようです。社員の少ない企業にもメリットは多いと考える同社に「安否確認サービス2」導入までの経緯や導入後の変化など、お話を伺ってきました。
Q導入以前、どのように社員の安否確認を行っておりましたか？
実際のところは、社員個人の電話やメール連絡に頼っており、効率的な安否確認の連絡網は作成できていませんでした。もちろん、このような安否サービスの存在は、クライアントで導入されているところもあり知っていましたが、社員を多く抱える企業にとってメリットの大きいサービスだなと考えていました。
Qこれまで災害が起きた際、どのような対応をしていましたか？
大雪や大きな台風の場合は、前日や事前のニュースなどを注意しながら、時差出社や早退などの対応をしてきました。携帯電話のメールやアプリを通じた個人的なやり取りも含め、社員の全体状況の把握や対応を伝えるのも大変な状態でした。会社のメールや固定電話に連絡しても、会社に誰もいなければまったく機能しない方法だったため、スムーズに社員の状況を把握し、アナウンスすることに課題がありました。
Q安否確認サービスを検討し始めたキッカケは何ですか？
代表取締役社長 床本 勝 様代表取締役社長 床本 勝 様
「しっかりとした会社の連絡網はあったほうがいい」という社員の声は以前からあったので、前向きに検討していました。そこへ、新型コロナウイルスの流行による緊急事態宣言の発令。弊社でも初めて在宅ワークに取り組みましたが、これが大きなきっかけとなりました。効率的な連絡網がないために、貴重な時間と労力を費やすことになったからです。検温結果や体調の確認は、毎朝Web会議などで時間を設け口答で行っていましたが、あまり合理的とは言えず、万一の緊急対応にも使えません。とはいえ、社用メールや電話でのやり取りは、誰かが社内にいる必要があり、送返信の手間も時間もかかります。誰かを会社に残すことは、出社にともなう感染リスクを高めますし、マンパワー的にも余裕はありません。社内にほぼ人がいない状態での通常業務と連絡業務の並行は、大きな負担となりました。もっと効率的かつ効果的な体制を整えたいと、本格的に検討し始めました。
代表取締役社長 床本 勝 様代表取締役社長 床本 勝 様
Q今回、カウネットが販売しているトヨクモ安否確認サービス導入を決めたポイントは何ですか？
普段から、オフィス用品の購入はカウネットさんを利用していて、サイト内からこのサービスを知りました。無料のトライアルを通じて、地震だけでなく特別警報も自動で一斉配信できること、個人やグループ単位で詳細に設定でき特定のメンバー間でのやり取りも可能なメッセージ機能が便利だと感じていました。これらの機能がオプションではなく基本機能として付いている上、少人数から安価な価格設定があること、この他社にない部分が大きな決め手となりました。いつも利用するカウネットさんで取り扱っている安心感もありますし、消耗品の購入分と合わせ請求書*なので社内での処理も効率化できたことも良かったです。
理由は色々ありましたが、自動送信・自動集計による、連絡業務の負担軽減を何より期待しました。※お客様のカウネットのご利用状況によりご請求方法が分かれる場合があります。
自動配信イメージ気象庁の情報に連動して、通知が行われる自動送信機能。
合算請求イメージ利用料金は消耗品の購入分と合わせて請求される。
Q導入後、訓練などを含め、どのように利用されましたか。
訓練というほどではありませんが、メールアドレスの登録を行う際に、災害を想定し一斉送信から回答という流れを数回行いました。日常的なところでは、通勤時の電車遅延などにおいて、発生都度報告を目的に利用してもらっています。使用感の確認レベルですが、社員からは使い勝手がいいと高評価でした。災害は起こらないでほしいですが、早く社員の機能理解度と利用意識を高め、万一に備えることが先決だと考えています。導入の際、機能や操作についてメールで何度か質問させていただきましたが、回答も早く親切に対応いただけたので、スムーズに利用を開始することができました。
一斉送信イメージ1
一斉送信イメージ2
保存しておいたメールテンプレートや設問フォームを利用して、迅速に送信が可能。
Q運用後、どのような反応がありましたか。
設定画面イメージ
プライベートアドレス登録で個人の携帯電話だけでなく、PCアドレスなど複数の端末に登録できるのが便利という社員が多かったです。緊急時外出先で、携帯電話が壊れることも想定されます。自宅のPCなど別の端末にも届けば、安心ですし対応ができます。要望として、「緊急時は家族へも自分の状況が伝わるとうれしい」との声がありました。やはり家族と連絡が取れないと不安ですし、無事に会社にいたとしても冷静に業務できないのは確かです。1つ上のプラン（ファミリープラン）への切り替えの検討も含め、ひきつづき環境整備に努めていきたいですね。
設定画面イメージ
Q今後の使い方について教えてください。
終息の兆しが見えない新型コロナウイルスへの不安はつきませんが、再び在宅ワークとなれば社員の体調や安否状況の把握をするために連絡網として利用します。身近なところでは、電車の運転見合わせや遅延があった場合の情報共有ツールとして活用したいと思っています。現在地や復帰見通しの連絡、駅の混雑具合･ルート選択などを社員が送り合うことで、より詳細でリアルタイムな情報が共有できます。危険な場所や大混雑を事前に回避でき、安全面や安心感という点でも有効だと考えます。その他には、深夜や休日に起こる業務時間外の災害時での利用です。家族を含めた安否や被害状況、出社の可否などを事前に把握できるので、適切な意志決定と早急な対応がしやすくなります。大きな自然災害や予期しない事故など、今後もあらゆる災難が起こる可能性があります。自動一斉周知システムや緊急時のテンプレートなどを活用しながら、様々な場面を想定した準備をしていきたいと思います。
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