文房具や書類など散らかりがちなデスクは、実はきれいにするだけで業務効率の改善につながる場所です。
必要なものをスムーズに見つけたり、目の前の作業に集中したりするためには、デスクをきれいに整理することが欠かせません。
本記事では、オフィスのデスクを整理整頓する効果やポイントを解説します。
整理整頓や収納に便利なグッズも紹介するので、ぜひチェックしてください。
オフィスのデスクを整理整頓することによって、以下のような3つの効果を期待できます。
オフィスのデスク整理に着手しようか迷っている方は、まず効果を理解しましょう。
デスクの整理整頓ができていると、必要な書類や道具などを見つけやすくなり、時間を効果的に使えるようになります。
2017年にコクヨが実施した「紙書類を探す行為に関する調査」によると、ひとりの従業員が1週間に紙書類を探す行為に1日約20分使っているといわれ、1年に換算すると約80時間です。
どこに何があるか探すことに大量の無駄な時間が発生しているため、デスクを整理整頓するだけでも業務効率を大きく改善できるでしょう。
デスクに必要なものだけがあり、どこに何があるかわかっている状態は、無駄な情報が少なく働きやすい環境です。
デスクにものが多くあると脳が無意識に情報を取り入れ、気が散ってしまうことがあります。
最低限のものをしっかり整理することで仕事や作業だけに集中しやすくなるのです。
また、散らかったデスクでは必要な情報を取捨選択する労力がかかり、判断が遅くなります。
整理整頓されていると、今使用すべきものや取り組むべきものが明確になり、処理能力アップも期待できます。
仕事の優先順位を決めやすくなり、集中できる環境が整うことで、スムーズに業務を遂行できるようになるでしょう。
デスクをきれいに整理整頓することによって、重要書類を正しい場所に保管でき、セキュリティの確保につながります。
重要書類がどこにあるかわからない状態では、企業の機密情報や顧客の個人情報などが漏えいするリスクが高まるので注意が必要です。
情報漏えいは社会や顧客の信頼を大きく損なう可能性があるため、重要書類を決められた場所に正しく保管するために、デスクの整理整頓に力を入れましょう。
オフィスのデスクをきれいに整理整頓するコツは、以下の6つです。
デスクを整理したいものの方法に迷っている方は、ぜひ上記のコツを実践してください。
デスクの整理整頓を始める前に、不要なものを捨てましょう。ものが多いことでデスクが散らかっている場合が多く、必要なものだけに絞るだけで整理整頓がしやすくなります。
必要なものと不要なものを選別する際は「ナムレコの法則」が役立つでしょう。「ナムレコの法則」とは、アメリカの国際記録管理協議会（NAREMCO）が発表した書類の利用率に関する統計的な観察です。
統計では、作成・収集してから半年経過した書類の利用率は約10％、1年経過すると1％まで下がると報告されています。
半年から1年を経過した書類は使わない可能性が高いため、処分する候補となるでしょう。
「ナムレコの法則」を参考にデスクのものを選別し、必要ないものは思い切って処分するのがおすすめです。
ものを使った場所に収納できていないとデスクが散らかりやすいため、ものにあわせて収納する「指定席」を決めましょう。
ものの収納する場所を決めるメリットは、以下の2つです。
たとえば、ペンやハサミなどの文房具を収納するときは、トレイのどこに何を入れるか決めておくと、収納場所が定まってデスクが散らかりにくくなります。
指定席を決めるときは、使用頻度が高いものは手前、使用頻度が低いものは奥にするとよいでしょう。
取り出す手間が減り、収納スペースが乱れにくいため、きれいなデスクを維持しやすくなります。
デスクの上に無駄なものが多い状態では気が散ったり、必要なものを探したりする手間が増えるため、使用頻度の高いものだけを置きましょう。
たとえば、電話やオンライン会議などでメモをする機会が多い場合は、メモ帳や文房具だけをデスクに置き、その他のものは極力デスクに出さないのがポイントです。
使用するものが多い場合は、ファイルボックスやツールスタンドなどのグッズを活用し、使用頻度の高いものをまとめると、よりきれいで使いやすいデスクになります。
一般的なオフィスデスクには引き出しがついている場合が多いため、引き出しの使い方も整理整頓に欠かせません。
引き出しの使い方を決めずに収納した場合、どこに何を収納しているかわかりにくくなってしまいます。
たとえば、3段の引き出しがあるデスクの場合、以下のようにそれぞれの引き出しで使い方を変えましょう。
| 引き出しの段数 | 収納する物の具体例 |
|---|---|
| 引き出し1段目 | 使用頻度の高い文房具 |
| 引き出し2段目 | 必要に応じて使う機会がある小物 |
| 引き出し3段目 | 厚みのある書類 |
1段目は使用頻度の高い文房具、2段目は必要に応じて使う機会がある小物、深さのある3段目には書類といったように使い分けるのがおすすめです。
書類はデスクで収納するものの中でも重要性が高いため、種類や案件などの条件にあわせてファイリングするのがポイントです。
たとえば、商品ごとに書類が分かれている場合は、商品別に書類を分類すると保管や取り出しが快適になります。
書類のファイリングには、ファイルボックスやクリアホルダーなどが便利です。
分類に必要な仕分け板や見出しなどを確認し、適切に分類できるグッズを活用しましょう。
また、書類をデスクに保管しきれない場合は、書類のデータ化を検討する必要もあります。紙以外でも保存してよいものをデータに変換すれば、収納スペースを節約し、無駄のないデスクにできるでしょう。
整理整頓したデスクを維持するためには、終業時に整理整頓するクセをつけるのがポイントです。
1日使用した状態を放置するとデスクが散らかりやすくなるため、終業時にきれいにする習慣をつけると、整理された状態を維持しやすくなります。
従業員それぞれの意識も大切ですが、組織として整理整頓を浸透させることも重要です。
整理整頓の時間を意図的につくり、終業時に必ず片づける仕組みをつくりましょう。
オフィスをきれいに整理整頓する際には、整理術を実践しつつ、便利なグッズを活用するのがおすすめです。
ここでは、カウネットで取り扱っている整理整頓グッズを紹介します。
気になっているグッズをチェックし、デスク整理の課題や悩みに合ったグッズを活用しましょう。
| サイズ | A4+15cm角 |
|---|---|
| 寸法 | 幅300×奥行210×高さ30mm |
| 組立方式 | 組み立て式 |
| 仕切り枚数 |
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| 材質 | 美粧ダンボール |
「Katazuk 引き出し収納BOX」は、デスクの引き出しに適した収納ボックスです。
A4サイズ1枚、15cm角2枚のセットで、文房具や小物などを細かく仕分けできるようになっています。
収納スペースが多いため、よく使う文房具の定位置を一つひとつ決められるのが特徴です。仕分け板を差し替えれば、収納スペースをアレンジできるため、自分に合った整理整頓をかなえてくれます。
| サイズ |
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|---|---|
| カラー |
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| 材質 | 天板、脚 スチール |
「机上台」は、デスクの上に設置できる小型のテーブルです。
パソコンを置くことによって、机上台の下にキーボードやマウスなどをすっきり収納できます。
机上台の上にも、ものを置けるため、使用頻度の高いメモ用紙や文房具などをまとめられるのが魅力です。 4種類のカラーをラインナップしているため、見た目にもこだわれます。
| 寸法 | 幅370×奥行159×高さ310mm |
|---|---|
| 重さ | 605g |
| 仕様 |
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| カラー | ベージュ |
| 材質 |
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「SPOT ツールボックス」は、合計8つのポケットにアイテムを収納できるグッズです。
スタンドは自立するため、デスクの上のアイテムをコンパクトに収納できます。
ハンドル付きのため、道具を入れたままの状態で、仕事に必要なアイテムを快適に持ち運べるのも便利なポイントです。
| 寸法 | 幅400×奥行160×高さ139.5mm |
|---|---|
| 重さ | 895g |
| 材質 | 難燃性プラスチック |
「ケーブルボックス」は、デスク周りのケーブルをすっきり整理できるグッズです。
電源タップを収納すれば、ごちゃごちゃしがちなケーブルがまとまり、フタをすることで見た目もきれいになります。
| 寸法 | 幅390×奥行280×高さ360mm |
|---|---|
| 重さ | 3.5kg |
| 材質 | パーティクルボード |
「Katazuk 足元収納ラック」は、つい整理整頓を怠りがちなデスク下をきれいにまとめられる収納グッズです。ラックと収納ボックスがセットになっていて、上下に分かれたラックに収納ボックスを設置できます。
一般的なオフィスデスクの足元に収まり、足元に置いているものをボックスにまとめて収納できるのが特徴です。
収納ボックスはフタを閉められるため、デスク下の見栄えもよくなるでしょう。フタはマグネット式で、手を放すだけで自然に閉まるのも使い勝手がよいポイントです。
| 寸法 | 幅95×奥行95×高さ300mm |
|---|---|
| カラー |
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| 材質 | スチール |
「メモスタンド ふせん置き付き」は、パソコンのモニターやデスク上に貼っているふせんを整理できるグッズです。
25mm間隔のラインが入っているため、メモやタスクを書いたふせんを見やすく整理できます。モニターやデスクの周りを整理できるのはもちろん、タスク管理にも効果的なおすすめグッズです。
| サイズ | A4 |
|---|---|
| カラー |
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| 材質 | 再生CPE（塩素化ポリエチレン） |
「マグネットポケット＜K2＞」は、スチール製の場所に貼りつけられるポケットです。
デスクの上や引き出しなどに収納しきれないときに、デスクの側面に貼りつけて収納スペースをプラスできます。
大きさはA4で、書類や領収書などをまとめられるサイズ感です。1段タイプと2段タイプをラインナップしているため、必要な収納スペースにあわせて選べます。
| 寸法 | 幅約85×奥行約135×高さ約95mm |
|---|---|
| 重さ | 約170g |
| 対応機種 | ヘッドバンド幅約50mm以下のヘッドホン |
| カラー | シルバー |
| 材質 | アルミ、シリコン |
「ヘッドホンスタンド ドリンクホルダー付」は、ドリンクとヘッドホンをまとめて収納できるグッズです。
ドリンクホルダーには、直径約70mmまでのペットボトルやマグカップなどを置けます。
ホルダーの下にはフックがあり、ヘッドホンを吊るして収納可能です。
仕事場で音楽を聴いたり、オンライン会議でヘッドホンを使ったりする機会が多い方に便利でしょう。
| 寸法 |
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|---|---|
| カラー |
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| 材質 | PVC |
「ファイル用たおれんシート」は、ファイルが倒れにくくなる便利グッズです。
引き出しの底に敷くだけで、ファイルが倒れて散らかる心配がなくなります。
深さのある3段目の引き出しはファイルを収納する場合が多いため、ファイルボックスとセットで「ファイル用たおれんシート」を用意するとよいでしょう。
この記事ではオフィスデスクの選び方の解説を始め、おすすめのオフィスデスクをご紹介しました。
ポイントは以下の3つです。
デスクを整理整頓することで、必要なものを探す時間を節約しながら、集中しやすいデスク環境を整えられます。書類の紛失も起きにくく、セキュリティ対策にも効果的です。
オフィスデスクの整理整頓には、便利なグッズを活用すると、より効率的に整理できます。
なお、オフィスデスクを購入するのであれば、カウネットの通販がおすすめです。
カウネットなら2,500円のご注文で送料当社負担です。
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土曜、日曜、祝日のお届けにも対応しているので、お急ぎのお客様でも安心してご利用いただけます。
オフィスデスクをお求めの方は、ぜひカウネットをご活用ください。
※掲載されている情報はカウネットが独自に制作しています。掲載内容や商品仕様に変動がある場合がありますので、最新の商品の詳細や価格については、カウネットサイト商品詳細ページよりご確認ください。
