文房具や書類など散らかりがちなデスクは、実はきれいにするだけで業務効率の改善につながる場所です。
必要なものをスムーズに見つけたり、目の前の作業に集中したりするためには、デスクをきれいに整理することが欠かせません。
本記事では、オフィスのデスクを整理整頓する効果やポイントを解説します。
整理整頓や収納に便利なグッズも紹介するので、ぜひチェックしてください。
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オフィスのデスクを整理整頓することによって、以下のような3つの効果を期待できます。
オフィスのデスク整理に着手しようか迷っている方は、まず効果を理解しましょう。
デスクの整理整頓ができていると、必要な書類や道具などを見つけやすくなり、時間を効果的に使えるようになります。
2017年にコクヨが実施した「紙書類を探す行為に関する調査」によると、ひとりの従業員が1週間に紙書類を探す行為に1日約20分使っているといわれ、1年に換算すると約80時間です。
どこに何があるか探すことに大量の無駄な時間が発生しているため、デスクを整理整頓するだけでも業務効率を大きく改善できるでしょう。
デスクに必要なものだけがあり、どこに何があるかわかっている状態は、無駄な情報が少なく働きやすい環境です。
デスクにものが多くあると脳が無意識に情報を取り入れ、気が散ってしまうことがあります。
最低限のものをしっかり整理することで仕事や作業だけに集中しやすくなるのです。
また、散らかったデスクでは必要な情報を取捨選択する労力がかかり、判断が遅くなります。
整理整頓されていると、今使用すべきものや取り組むべきものが明確になり、処理能力アップも期待できます。
仕事の優先順位を決めやすくなり、集中できる環境が整うことで、スムーズに業務を遂行できるようになるでしょう。
デスクをきれいに整理整頓することによって、重要書類を正しい場所に保管でき、セキュリティの確保につながります。
重要書類がどこにあるかわからない状態では、企業の機密情報や顧客の個人情報などが漏えいするリスクが高まるので注意が必要です。
情報漏えいは社会や顧客の信頼を大きく損なう可能性があるため、重要書類を決められた場所に正しく保管するために、デスクの整理整頓に力を入れましょう。
オフィスのデスクをきれいに整理整頓するコツは、以下の6つです。
デスクを整理したいものの方法に迷っている方は、ぜひ上記のコツを実践してください。
デスクの整理整頓を始める前に、不要なものを捨てましょう。ものが多いことでデスクが散らかっている場合が多く、必要なものだけに絞るだけで整理整頓がしやすくなります。
必要なものと不要なものを選別する際は「ナムレコの法則」が役立つでしょう。「ナムレコの法則」とは、アメリカの国際記録管理協議会（NAREMCO）が発表した書類の利用率に関する統計的な観察です。
統計では、作成・収集してから半年経過した書類の利用率は約10％、1年経過すると1％まで下がると報告されています。
半年から1年を経過した書類は使わない可能性が高いため、処分する候補となるでしょう。
「ナムレコの法則」を参考にデスクのものを選別し、必要ないものは思い切って処分するのがおすすめです。
ものを使った場所に収納できていないとデスクが散らかりやすいため、ものにあわせて収納する「指定席」を決めましょう。
ものの収納する場所を決めるメリットは、以下の2つです。
たとえば、ペンやハサミなどの文房具を収納するときは、トレイのどこに何を入れるか決めておくと、収納場所が定まってデスクが散らかりにくくなります。
指定席を決めるときは、使用頻度が高いものは手前、使用頻度が低いものは奥にするとよいでしょう。
取り出す手間が減り、収納スペースが乱れにくいため、きれいなデスクを維持しやすくなります。
デスクの上に無駄なものが多い状態では気が散ったり、必要なものを探したりする手間が増えるため、使用頻度の高いものだけを置きましょう。
たとえば、電話やオンライン会議などでメモをする機会が多い場合は、メモ帳や文房具だけをデスクに置き、その他のものは極力デスクに出さないのがポイントです。
使用するものが多い場合は、ファイルボックスやツールスタンドなどのグッズを活用し、使用頻度の高いものをまとめると、よりきれいで使いやすいデスクになります。
