書類を郵送する際、封筒によく記載される「〇〇在中」。見積書や履歴書をはじめ、さまざまな書類の郵送時に記載されていることから、ビジネスやプライベートを問わず、目にする機会も多いでしょう。
しかし、ビジネスでは一定のマナーが求められるため、以下のような点が気になる方もいるはずです。
封筒の在中の書き方でよくある悩み・疑問
上記のような疑問をお持ちの方に向けて、本記事では在中を記載する意味や正しい書き方、記載する際のポイントなどを解説します。
イメージがしやすいように、書類を郵送するときの封筒の書き方や郵送時の注意点も紹介しているので、在中記載の封筒で書類を郵送する際にぜひ参考にしてください。
在中と書くのは、封筒の中身を相手に知らせて、適切に扱ってもらうためです。受け取る側は業務効率化を図れ、郵送する側としては紛失や適切な人物に書類を届けやすくなります。
また、ビジネスマナーとしての側面もあり、印象の悪化を防ぐのに効果的です。反対に重要な書類であるにもかかわらず、在中が記載されていないと印象の悪化を招く可能性があるので注意しましょう。
封筒に在中と書くときは、失礼のないようにするのが大切です。「縦書きか横書きか」をはじめ、いくつかのルールがあるので確認していきましょう。
在中の記載に関して明確なルールがあるわけではありませんが、縦書きのときは左下、横書きの場合には右下に記載するのが一般的です。在中の前には「履歴書 在中」のように、入っているものを記載します。
以下は、よく記載される在中をまとめたものです。
よく記載される在中
複数の書類をまとめて送るときには、「応募書類一式 在中」のように記載するケースもあります。
在中は、ほかの文字と区別するため、分かりやすいように四角で囲むのが基本です。フリーハンドで記述するときれいに囲めないため、定規を活用しましょう。
定規で囲むのが面倒と感じるときには、「履歴書在中」「請求書在中」などの在中スタンプを利用するのがおすすめです。
在中を記載する場合、目立つように赤色を用いるのが一般的です。住所や宛先は黒、在中は赤と色分けすることで、相手が一目見ただけで分かるようになります。
ただし、見積書や請求書の場合には、青色が使用される傾向です。これは、赤色が赤字を連想させることから、あまり望ましくないと考えられていることが理由とされます。
在中は、かならず書類を入れる前に記載しましょう。書類を入れたあとに記載すると、文字がずれたり、筆圧で中の書類に跡が残ったりする可能性があるためです。
また、インクがにじんでしまった場合には、中の書類に付着してしまい、書類作成からやり直さなければならなくなります。
在中をはじめ、封筒への記載事項の間違いに気づいたときは、新たな封筒を使って書き直すのがマナーです。修正ペンやテープを使用するのは、印象の悪化を招く恐れがあるため避けましょう。
郵送する書類は、基本的に重要なものが多いはずです。修正ペンによる訂正は手軽な反面、重要な書類を送る局面においては、不誠実な印象を与えてしまう可能性があります。
文字は、記入時の状況や記載者の人柄を表すものです。慎重に記載することで、丁寧さも伝わりやすくなり、ビジネスでもプラスにはたらく可能性があります。
本記事では、封筒に在中を記載するときの書き方について解説しました。在中は、相手に内容を教える役割を担うものです。記載するときは、以下のポイントをおさえておきましょう。
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