「書類の用途に合わせた最適なファイルが欲しいけど、どれが適しているか分からない」そんなお悩みはありませんか？
ビジネスシーンでは社内規約のような大量の書類から仕様書などの少量の書類など、さまざまな書類を取り扱います。
書類はファイルに入れることできれいに整理できますが、ファイルの種類を間違うと見やすさを損なう恐れがあるので気をつけなければいけません。
用途に合わせたファイルを使うことで書類棚の収納スペースが増え、どこにあるかも分かりやすくなるでしょう。
多数のファイルを取り扱うカウネットだからこそ分かる、ファイルの種類と適した使い方を紹介します。
ファイルには色々な種類・形状があり、綴じ方や綴じる書類の量が異なります。適したファイルを選ぶために、それぞれの特徴を把握しておきましょう。
【ファイルの種類と特徴】
| 種類 | 特徴 | メリット | デメリット | 穴のタイプ | おすすめ書類 | 価格帯 |
|---|---|---|---|---|---|---|
パイプ式ファイル  画像引用：コクヨ チューブファイル＜エコツインＲ＞｜カウネット（閲覧日：2024/09/15） | 書類の抜き差しや入れ替えがスムーズ | 頑丈、大量の書類保管に対応 | 留め具付近は書類が見にくい | 穴あけ | 社内規約や伝票など枚数の多い保管書類 | 約700円 |
フラットファイル  画像引用：コクヨ フラットファイルＷ（厚とじ）｜カウネット（閲覧日：2024/09/15） | 薄型で軽量 | リーズナブルな価格、収納が省スペースで済む | 書類の入れ替えがしにくい | 穴あけ | 短期間の資料や提出書類など少量の書類 | 約600円 |
リングファイル  画像引用：コクヨ リングファイル スリムスタイル 不透明表紙｜カウネット（閲覧日：2024/09/17） | 書類が見やすく抜き差ししやすい | 好きな場所で書類の差し替えができる | 書類のパンチ穴部分が破れやすい | 穴あけ | カタログや価格表、マニュアルなど見返したり入れ替えが多い書類 | 約600円 |
Z式ファイル  画像引用：コクヨ レバーファイル ＭＺ 紙製｜カウネット（閲覧日：2024/09/17） | 書類が抜き差ししやすい | 書類に穴を開ける必要がない | 少量の書類しか綴じれない | 穴あけ不要 | 進行中の書類や回覧用書類 | 約460円 |
クリヤーブック  画像引用：カウネット 取り出しやすいたっぷり収納クリヤーブック｜カウネット（閲覧日：2024/09/17） | 差し替えがしやすい | 冊子のように閲覧しやすい | 収容枚数が決まっている、書類が多くなると落ちやすい | 穴あけ不要 | 穴を開けたくない重要書類や閲覧頻度の高い書類 | 約600円 |
画像引用：カウネット 書類が見やすいパイプ式ファイル（両開き）｜カウネット（閲覧日：2024/09/09）
パイプ式ファイルはファイル内側に2つのパイプがあり、そこに穴を開けた書類を通すタイプです。「チューブファイル」や「キングファイル」と呼ばれることもあります。
片開きと両開きがあり、両開きのほうが抜き差ししやすいので、抜き差しや入れ替えなどの使用頻度が高い書類は両開きを選ぶと良いでしょう。
画像引用：コクヨ チューブファイル＜Ｍタイプ＞（片開き）｜カウネット（閲覧日：2024/09/09）
書類収納容量が多く長期保存したい書類に向いているパイプ式ファイルは、ファイル自体が頑丈であることも特徴です。
パイプ式ファイルのリング穴は基本的に2箇所で、ほとんどのパイプ式ファイルは2つ穴となっています。
画像引用：キングジム キングファイルＧ｜カウネット（閲覧日：2024/09/09）
【パイプ式ファイルの特徴】
| 穴あけタイプ | ○ |
|---|---|
| ファイルに入る書類枚数概算 | 200-500枚 |
| 価格帯 | 約700円 |
ファイルサイズが大きいものは、リング穴が4箇所ある場合もあります。4つ穴タイプは書類上下までしっかりと綴じるので、書類の端が痛みません。
頑丈で書類収納容量が大きいため価格が高いと思われますが、カウネットであれば平均価格帯700円とコスパ良く購入できます。
画像引用：コクヨ チューブファイルロングボディ青Ａ４縦背幅６９ｍｍ４穴｜カウネット（閲覧日：2024/09/09）
パイプ式ファイルは綴じた書類をしっかりと固定できるため、大量の書類にも対応できます。社内規定や伝票などの長期保存したい書類や、建材や色、素材などの見本帳といった枚数の多い書類におすすめです。
綴じ具部分は取り外しができるタイプもあり、廃棄する際に分別しやすくなっています。
