「会社に書類を郵送してほしいと言われたけど、正しい封筒の書き方がわからない！」
書類の郵送を上司や別の部署から頼まれたものの、取引先へ郵便物を送るときの正しい封筒の書き方がわからず、悩んでいませんか？
ビジネスで送る封筒を書くときに注意したいのは、主に下記の2点です。
封筒を書こうとしても、宛名や住所をどこに書けばいいのか、縦書き・横書きで書き方が変わるのかなど、わからないことが多いですよね。
「正しい書き方」「ビジネスマナー」というと難しく感じるかもしれませんが、ひとつひとつは簡単なものばかり。ポイントさえ押さえれば、簡単に正しい封筒が書けるようになりますよ。
また、封筒は書いたら終わりではありません。実際に書類を入れて送るまでの手順の中にも、知っておきたいビジネスマナーがあります。
ここでは封筒を書いて送るときに失敗しないために、下記の3項目に分けて詳しく書き方とマナーを解説していきます。
この記事のポイント
この記事を読めば、封筒の正しい書き方がわかるだけでなく、ビジネスがスムーズに進む郵送に関するマナーが身に付きます。
「これで合っているかな？」という不安な気持ちを解消し、自信を持って書いた封筒であなたの仕事をスムーズに進めてくださいね。
早速、縦書き・横書きそれぞれの封筒の書き方を図解付きで解説していきます。自分が使いたい封筒に合わせて、下記のリンクをクリックしてください。
まずは、縦書き封筒・表の書き方を紹介します。
フォーマルな印象で、ビジネスで使われることが多いのが縦書きの封筒です。上記の図にもありますが、縦書き封筒の表面を書くときには下記のポイントに注意してください。
| 切手 | 封筒の左上に貼る |
|---|---|
| 郵便番号 | 枠があれば枠内へ。 |
| 住所 | 郵便番号より1文字分程度スペースを空けて書く。 |
| 数字 | 縦書きの場合は漢数字を使う |
| 社名・部署名 | （株）などの省略した書き方はせず、正式名称で書く。 |
| 宛名 | 封筒の中央に、他の文字より大きめに書く。 |
| 外脇付け（添え書き） | 外脇付けをつける場合は左下に書く |
その他の縦書きの封筒を書く時のポイント
縦書きの封筒を書く場合は、下記3つの点にも注意しましょう。
図ですぐ書ける！封筒縦の正しい書き方と悩みやすい6つのシーン解説
縦書き封筒の裏面は、上記のように書きます。
| 閉じ口1 | のりや両面テープなどの表に出ない方法で口を止める |
|---|---|
| 閉じ口2 | 「〆」の字で封字する |
| 投函日 | 投函日を記載する。和暦・西暦は内容物と表記を統一する |
| 郵便番号 | 郵便番号は横書きでOK |
| 差出人情報 | 自分の住所や名前などの差出人情報は、文末を合わせて書くときれいに見える |
図では左寄せに差出人情報を書いていますが、中央寄せにしても問題はありません。
基本的に、ビジネスの場では縦書きを使うことが多いですが、洋封筒など横書きの形式の封筒を使うときや、宛先にアルファベットが多く含まれているときには横書きを使用します。
基本的なマナーは縦書きと同じですが、切手を貼る位置や数字の書き方が異なるので注意してください。
| 切手 |
封筒の右上に貼る |
|---|---|
| 郵便番号 |
枠があれば枠内へ。
|
| 住所 |
フチから2文字分程度スペースを空けて、左上から書き始める。
|
| 数字 |
横書きの場合は算用数字を使う |
| 社名・部署名 |
（株）などの省略した書き方はせず、正式名称で書く。
|
| 宛名 |
封筒の中央に、他の文字より大きめに書く。
|
| 外脇付け（添え書き） |
外脇付けをつける場合の場所は明確に決まっていないので、右下、左上などのわかりやすい場所に書く。
|
裏面の書き方は、縦書きの場合とほとんど同じです。
横書きの封筒の書き方は、縦書きほどきちんと決まっていないので、会社や書く人ごとにそれぞれの項目を書く場所が異なることがあります。
どうするのが正しいか迷うときは、図のような配置にすると無難です。
| 閉じ口1 | のりや両面テープなどの表に出ない方法で口を止める |
|---|---|
| 閉じ口2 | 「〆」の字で封字する |
| 投函日 | 投函日を記載する。和暦・西暦は内容物と表記を統一する |
| 差出人情報 | 自分の住所や名前などの差出人情報は、中央に合わせて、左右対称になるようにバランスよく書く。 |
ここまで、封筒の基本的な書き方についてお伝えしてきましたが、封筒を書くときにはいくつか知っておきたいビジネスマナーがあります。
知らずに失敗すると、相手に不愉快な思いをさせてしまうリスクがあるため、あらかじめ知って正しい書き方ができるようにしておきましょう。
守りたいポイントは下記の4つです。
「宛名につける敬称が正しいのか自信がない」という方は意外と多いものですが、使い分けは簡単です。
相手の部署など団体に送るときは「御中」、担当者など個人に送る場合は「様」を使いましょう。
＜例＞
| 「様」を使う時 | 「株式会社◯◯ 人事部 担当者様」 |
|---|---|
| 「御中」を使う時 | 「株式会社◯◯ 人事部御中」 |
他にも敬称はいくつかありますが、基本的にビジネスの場で使われるのはこの2種類なので、この2つの使い分けをマスターしておきましょう。
このとき、敬称の併用をしないよう注意してください。
＜例＞
上記の例のように、組織と個人名の両方に敬称をつけるのは、一見丁寧に見えますがマナー違反になります。
また、役職をつける場合は下記のように表記します。こちらも重複しないように気をつけましょう。
＜例＞
| 正しい役職の付け方 | 「株式会社◯◯ 人事部 部長 田中太郎様」 |
|---|---|
| 誤った役職の付け方 | 「株式会社◯◯ 人事部御中 田中太郎部長」 |
返信用封筒の敬称の書き方
先方が用意してくれた返信用封筒などでは、宛先の敬称が「行」「宛」などになっています。
これは相手が謙遜する書き方になっているので、送り返す際には二重線で消し、「御中」「様」に書き換えて返信しましょう。
二重線の引き方に明確な決まりはありませんが、縦書きの場合は縦線、横書きの場合は横線で消すのが一般的です。斜め線を利用しても問題ありません。
外脇付け（添え書き）は、封筒の左下などわかりやすい部分に書いて、相手に内容を知らせるものです。
ビジネスの場でよく使われる外脇付け
記載する際には、スタンプでも手書きでもどちらでも問題ありません。よく使うものはスタンプを用意しておくと便利です。
外脇付けに使用する色は決められていませんが、黒や青を使用することをおすすめします。
よく使用される赤色は、お金を扱う文書では赤字を連想すること、速達と見間違えてしまうことなどから、ビジネスの場では使わないようにしましょう。
封筒の正しい「在中」の書き方は？具体的な封筒の書き方や郵送時の注意点
社外向けの書類や重要書類を送付する際には、書き損じたら新しい封筒を使いましょう。
改まったビジネスの場では、封筒の修正は基本的には避けたほうがいいとされています。
ただし、社内向けや親しい相手への封筒の場合は修正しても構いません。
その場合、修正は二重線で行います。間違った箇所に二重線を引いて、縦書きの場合は右側、横書きの場合は上側に正しい情報を書いてください。
縦書きの場合の修正方法
横書きの場合の修正方法
修正テープを使用してはいけない理由は、もともと書いていた内容が確認できず、データの改ざんが行われた可能性があると思われてしまうからです。封筒に限らず、正式な文書では使用を避けましょう。
油性のサインペンや、ボールペンを使用しましょう。
水性ペンなど耐水性のないペンで宛先を書くと、郵送時に雨などの水で宛名が滲んで再配達になったり、見た目を損なったりする可能性があります。
中身の書類が用意できたら、続いて封筒を送る前のビジネスマナーにも注意が必要です。
完璧な封筒を送るためにも、最後まで抜かりなく確認しておきましょう。
ここで押さえておきたいポイントは下記の3つです。
封筒の中に入れる書類は、長封筒を使う場合基本的に三つ折にします。
折り方は下記の図のように、書面の表の下側三分の一を折り、そこに重ねるように上側の三分の一を折ります。
封筒に入れる書類の三つ折りのやり方
縦型の封筒の場合は、図の星の部分が封筒の裏から見て右上に来るように。横型の封筒の場合は、星の部分が表から見て右下に来るように入れます。
三つ折りにした書類を封筒に入れる方法の図解
角2封筒などの大きい封筒には、折り畳まずにそのまま入れてOKです。
重要な書類や折れたら困るものは、クリアファイルに入れて送ると破損を防げます。
ビジネスの封書を送るときには、送付状（カバーレター）を同封するのが一般的なマナーです。
送付状の目的は、挨拶を伝えることと、同封物の内容を正しく伝えることです。受け取った相手は送付状を見るだけで、封書全体の目的が理解できます。
送付状には、図にもある通り下記の内容を記載しましょう。
送付状に書くべき内容
下記からは、すぐに使える送付状のテンプレートをダウンロードできるので、送付状の書き方に困ったら「 Wordのサンプルデータ」を使用してください。
封筒は、のりや両面テープなど、糊付けした面が表に出ない方法で口を閉じます。セロハンテープやホッチキスなどはNGです。
書き方の項目でも説明した通り、封筒の口の閉じ目には「〆」もしくは「緘」などの字で封字をしましょう。これは、封筒が相手の手元に届くまでに開封されていないという印になります。
封字をするとき「×」を使う人がいますが、こちらは間違いです。失礼に思われる可能性があるので注意してください。
こちらの記事では、封筒の正しい書き方や封筒を送るときに知っておきたいビジネスマナーを紹介しました。
まず、封筒の正しい書き方のポイントは下記の通りです。
最初の項目では図解付きで解説しているので、わからないときはそちらを参考にしてください。
封筒の正しい書き方のポイント
敬称の使い分けや、外脇付けなど、封筒を書くときに知っておきたいビジネスマナーは下記になります。
意外と知らないこともあるので、改めて見直しておきましょう。
封筒を書くときのビジネスマナー
最後に、書いた封筒を送るときに押さえておきたいビジネスマナーです。
せっかく正しく書いた封筒を失礼なく相手に送れるよう、こちらも覚えておいてください。
封筒を送るときのビジネスマナー
以上が、封筒の書き方のまとめとなります。
これらのポイントを押さえて、正しい封筒の書き方をマスターしてください。
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