封筒に縦書きするとき、表書きには以下の項目を記載します。

請求書や履歴書・契約書など書類を送付する際は多くの場合、和封筒やA4封筒が使用されます。

基本的に両者で封筒へ縦書きする書き方は大きく変わりませんが、A4封筒は郵便番号の枠がないタイプが多く見られます。

郵便番号の枠の有無に分けて、封筒へ縦書きする書き方を見ていきましょう。

切手を貼るときのポイントは以下です。

切手は封筒を縦長に見たとき、左上の位置に「縦7.0cm×横3.5cmの範囲」で貼りましょう。

封筒は郵便局へ回収されたのち、仕分けされます。左上に切手がないと、封筒は郵便局の機械で正確に仕分けられず、配達に遅れる可能性があるのです。

複数枚の切手を封筒へ貼付する場合は、金額の高い切手から縦に上から貼っていき、重ならないよう注意しながらできるだけ近づけてください。

切手を貼る枚数に制限はありませんが、「縦7.0cm×横3.5cmの範囲」で貼る場合は最大で2枚までにしましょう。

あまりに多くの枚数が貼られていると、先方に、寄せ集めた切手で封筒を作成したかのように捉えられてしまう可能性があるからです。

封筒によって、郵便番号を書く枠の有無が異なります。
お使いの封筒に郵便番号の枠がある場合は、算用数字で1文字ずつ書きましょう。

郵便番号の枠がない場合、右上に郵便番号を数字とハイフンを使用して記載します。

このとき郵便番号の前に「郵便番号」や郵便マークの「〒」を書いたり、自分で枠組みを記載したりする必要はありません。

郵便マークや枠組みがなくとも機械が郵便番号を認識できるだけでなく、不要な記載によってかえって数字を読み取りにくくなってしまうので注意してください。

住所の書き方で気をつけるポイントは、以下です。

住所は封筒全体の右側3分の1を使用して、宛名よりも少し小さめの大きさを意識して記載します。
郵便番号の右端にそろえ、1文字下げて書き始めましょう。

番地以降は行を変えるようにして、1行目よりも1文字下げるとバランスがよくなります。

郵便番号は算用数字で記載するとお伝えしましたが、住所に使用する番地、ビルやマンションの階数といった数字は漢数字で書いてください。

このときビルやマンションの階数は「F」とはせず「階」にするとともに、建物の名前は省略しないように注意が必要です。

住所は長ければ切りのよいところで改行して、全体のバランスを取りましょう。

宛名を書くときに押さえるポイントは、以下です。

宛名は、住所の先頭の文字より1文字下げて書き始めます。

その後、企業宛に郵送する場合は、以下の項目を順に記載しましょう。

個人名の文字の大きさを100％としたとき、右側に書く企業名や部署名・役職名は表の比率を意識しましょう。

封筒に書く文字が大きすぎれば圧迫感を与えやすく、小さければ見にくくなります。

上記の文字の比率を目安として封筒へ縦書きすると、全体のバランスが取れ、見栄えがよくなるので記載してみてください。

また、宛名を書くときは、以下2つの注意点があります。

株式会社や有限会社を（株）や（有）と省略することはよくありますが、封筒に宛名を書くときは正式名称で書くことがマナー
です。

また、先方と過去に面識があった場合や、やりとりをしたことがある場合は企業や部署宛に送らず、個人名を宛先に記載しなければ失礼にあたります。

個人名がわからない場合は、届くまでに時間がかかってしまうので企業宛てにはせず、可能な限り部署名を書き「ご担当者様」と記載するといいでしょう。

ここまでで封筒の表書きを縦書きする書き方について、おわかりいただけたかと思います。
続いて封筒の裏書きの書き方を見ていきましょう。

封筒の裏書きは以下の2パターンがあり、先方が目上であれば左寄せが一般的です。

すべての項目に共通することとして、表書きよりも文字が大きくならないよう注意しましょう。
では、順番に各項目の書き方の詳細について、順番に解説していきます。

郵便番号の書き方のポイントは、以下です。

封筒に枠がある場合は、郵便番号を算用数字で1文字ずつ記載していきます。
郵便番号がない場合は数字とハイフンを使い、中央よりやや上部へ図のように記載しましょう。

住所を書くときのポイントは、以下です。

郵便番号枠がある場合は、右から数えて2-3マス目付近から1文字下げて、住所を記載し始めます。
表書き同様にビルやマンション名など省略せず、番地は漢数字で書いてください。

郵便番号枠がない場合も、郵便番号の末尾から2-3文字目を目安に1文字下げて、住所を記載し始めます。

パターン2のように記載する場合は、住所を継ぎ目より右側に書くとよいでしょう。

名前を書くときのポイントは、以下です。

氏名を書くときは、企業名や部署名を省略せずに書き始めます。
名前と住所の末尾がそろっていると封筒全体を見たときにバランスが取れ、美しく見えます。

もし企業名や部署名が長い場合は、切りのよいところで改行して記載しましょう。

名前は住所や企業名などと比較して、大きく書くよう意識して記載してください。
ただし表書きよりも文字が大きくならないよう注意しましょう。

パターン2のように記載するときは、企業名や部署名・氏名は継ぎ目の左側へ記載してください。

封かん日もしくは送付日を書くときは以下を押さえましょう。

封かん日もしくは送付日を、封筒の左上に記載します。
先方へ丁寧な印象を与えるためにも、12/9と省略することは避け、十二月九日と漢数字で書きましょう。

封かんの際は、以下のポイントを押さえましょう。

封かんは、漢字で「封緘」と書き、「緘」には「閉じひも」という意味があります。

そのため「封かん」という作業には、「第三者によって封筒が開封されていない証明」の意味合いが含まれています。

セロハンテープを使用すると第三者が開封して再度閉じることも可能なので、必ずのりでしっかり閉じましょう。

封かん作業では、閉じ目が中心に来るように封字を記載します。
封字には以下の種類があるので、状況に応じて使い分けてください。

また海外では、基本的に封字を使いません。

シーリングスタンプという、蝋（ろう）を溶かしたワックスによる封かんが一般的です。
場合によっては、海外の方にとって「〆」が「×」に見えてしまうこともあるため、避けましょう。

封筒へ縦書きするときの書き方について、一連の流れをお伝えしました。

実際に封筒を前にして書いてみると、以下6つの書き方について悩むケースがよくあります。

どのように書くとよいのか、順番に見ていきましょう。

同じ住所へ連名で名前を書くときは、役職順に右から記載していきます。

一般的な役職順は、以下を参考にしてください。

役職や名字を省略しないように気をつけ、たとえ同じ名字の方を記載する場合でもフルネームで書きましょう。

封筒の中に入っている書類の内容や、取り扱う上での注意を示す記載のことを「添え書き」といいます。「添え字」「外脇付け」とも呼ばれます。

添え書きの書き方は、以下の図を参考にしてください。

添え書きの位置は、宛名の「様」よりも下に末尾が来るよう、封筒の左下に記載してください。
赤は「赤字」を連想させるので避け、色は青や黒を使用しましょう。

以下は、添え書きの例です。

表を参考に、書類に合った添え書きを使用してください。

書類を送付後、自社の都合で先方からの返送を求める場合に、以下のように返信用封筒を作成します。

返信用封筒を作成するうえで、必要な作業は以下のとおりです。

順番に書き方を見ていきましょう。

切手を貼る

返信用封筒には、あらかじめ十分な金額の切手を貼っておきます。

このとき切手を同封ではなく貼付しておくことに注意するとともに、貼り忘れはマナー違反になるため注意しましょう。

切手の貼り方は「【切手】」を参考にしてください。

また、切手の金額を考えるときには以下を予測して、料金不足にならないようにしましょう。

返信用封筒の場合、料金不足になれば自社に届いてから郵便局から請求が来ます。

ただし差し戻ってしまうリスクがないとはいい切れないため、余裕をもった金額の切手を貼付しておくと安心です。

郵便番号・住所・宛名を書く

封筒の表書きへ「【表書き】封筒へ縦書きする基本の書き方」を参考に、郵便番号・住所・宛名を書いてください。

送り主の記載はしない

裏書きの送り主に関しては、空欄にしておきましょう。

返信用封筒を作成するとき先方の住所を知っており、手間を取らせないためにも記載が適切のように感じられますが、マナー違反にあたります。

先方の都合上、住所や担当部署が変わる可能性もあるかもしれません。
裏書きは差出人が記載する箇所なので、記載せずに郵送しましょう。

先方から送られてきた返信用封筒を送るとき、以下2つの作業をおこないます。

順番に見ていきましょう。

封筒の裏書きを書く

返信用封筒には表面に先方への宛先がすでに記載されているため、裏書きを記載しましょう。

裏書きの記載方法は、「【裏書き】封筒へ縦書きする基本の書き方」を参考にしてください。

「宛」「行」「係」などの敬称を訂正する

返信用封筒には、先方の宛名の下に「宛」「行」などの敬称が記載されているので、縦の二重線で訂正します。きれいに線を引くには、定規を使うことがおすすめです。

続いて訂正した敬称の左に「様」や「御中」と記載しましょう。
「様」と「御中」の使い分けは、以下のとおりです。

封筒の「御中」の書き方については「封筒 書き方 御中」の記事もご参考ください。

番地の漢数字で書くルールは、以下です。

このルールをもとに、番地を漢数字で書く例を見てみましょう。

表のように「1987」や「25」など、2桁以上の番地は「十」「百」「千」を省略します。
「180」の場合は、「十」や「百」を省略のうえ、「0」を「〇」で表します。

ただし「123」や「13」は漢数字で書くと横棒が羅列され、誤配達の原因となるので、算用数字で書くことが適切でしょう。

このように番地は基本的に漢数字で書きますが、場合によって算用数字を使用すると理解しておいてください。

企業名やマンション名など、封筒へアルファベットを使用するときは、以下のルールで封筒へ縦書きします。

「ABC」と「White」を例に挙げ、封筒へ縦書きするときの書き方の例を詳しく見てみましょう。

パターン1を見てみましょう。
「ABC」は単なるアルファベットの羅列であり、「White」は1つの単語です。

そのためABCビルは「単語になっていなければ縦書き」となり、それぞれの文字を縦書きしてください。

株式会社Whiteを書くときは「単語は横書き」なので、図のように記載します。

ただしパターン2のように、アルファベットと単語が混在している場合は、「ABC」と「White」をすべて横書きにします。

取引先の企業名や住所に、アルファベットが使用されるケースは少なくありません。
封筒へアルファベットの正しい書き方を知っておくと、先方から好印象をもってもらえるでしょう。

封筒へ縦書きするときに悩んだとき、どのように書くと適切なのかご理解いただけたかと思います。

続いて封筒へ縦書きするときに間違えやすい、以下3つのチェック項目を確認していきましょう。

順番に解説していきます。

宛名を書くときに使用する敬称は、基本的なマナーとして知っておかなければ先方への失礼にあたることがあります。

敬称を使用するときの注意点は、以下2つです。

以下によく使用される敬称について、まとめました。

「御中」は組織への敬意を表す言い方で、個人が特定されていない場合に使用します。

一方、名前がわかっているか否かにかかわらず、個人宛に封筒を郵送する場合は「様」を使用します。
個人名は不明だけれど、業務担当者へ書類を郵送したい場合は、「ご担当者様」と記載するといいでしょう。

また、以下のように敬称を使用するときの注意点として、重ねません。

より丁寧に表現しようと思い、敬称を重ねるとマナー違反となります。

封筒を郵送するうえで、敬称は必ず使用します。
とくに「様」や「御中」は使用頻度の高い敬称のため、先方を不快にさせないよう正しく使いましょう。

マナーとして、切手や郵便番号の位置には決まりがあるので、「【切手】」と「【郵便番号】」を参考に正しく配置されているか確認してください。

正しい位置に配置されていると、郵便局でおこなわれる仕分け作業を機械で素早くでき、無駄な時間がかからないので、先方へスムーズに配達されます。

切手や郵便番号の位置が異なっても配達はされますが、郵便局員の手作業によって仕分けられるので、時間がかかる可能性が高いでしょう。

先方への失礼にあたらないようにするため、切手や郵便番号の位置は確認しておくべき項目です。

氏名や住所の記載間違いがあれば、封筒が届かなかったり、配達が遅れたりする事態につながります。

記載間違いをした場合は、修正せずに新しい封筒へ書き直します。

修正すると、先方から「書き直すのが面倒くさい」「封筒がもったいないと考えている」と捉えられてしまうので注意しましょう。

誤字脱字のない封筒を送ることが、相手への敬意につながります。

正しく封筒を書き終えたら、郵送する前に最後の確認をおこないましょう。
封筒を送る前に確認すべきポイントは、以下2つです。

順番に見ていきましょう。

封筒の郵送料金が不足した場合、予定通りに封筒が届かないだけでなく、先方から料金徴収される可能性があるので注意しましょう。

郵送料金に関しては、郵便局の「手紙（定形郵便物・定形外郵便物）の基本料金」を参考にしてください。

料金不足の郵便物への対応は、主に以下3パターンです。

自社に返送されると再度封筒を作成し直すため、先方へ届くまでに時間がかかり、期限が迫っている書類であれば迷惑をかけてしまいます。

料金不足でも先方が拒否せず、料金を支払ってくれる場合は配達されますが、完全なマナー違反です。

万が一自社の住所を記載していなければ、封筒は郵便局で保管されるので、先方へ届いているか否かすら気づけないでしょう。

いずれにせよ、郵送料金の不足は先方へ迷惑をかけてしまうので、必ず確認が必要です。

郵送する書類に合わせて三つ折り、もしくはクリアファイルに入れてから封筒で送りましょう。

以下のような書類は三つ折りにせず、A4封筒のような折らずにすむサイズの封筒へクリアファイルごと入れます。

上記に記載のない、請求書や納品書などA4サイズの書類は、以下のように三つ折りにして長形3号封筒へ入れます。

このようにして三つ折りすると、封筒を開封したとき書類を「※」から開けるので「契約書」部分が先に見え、どのような内容なのかをすぐに把握できるのです。

封筒へ入れるときもルールがあり、４のように三つ折りにした書類の上部「※」が手前に来るように入れましょう。

先方は受け取った封筒を裏側から開封するので、届いた書類を「※」から上に開いてスムーズに確認できます。

書類を正しく三つ折りにしたうえで封筒へ適切に入れる作業は、先方への気遣いのひとつです。
ビジネスマナーとして覚えておきましょう。

封筒郵送後はメールで先方へ連絡を入れておくと、より丁寧な印象をもってもらえます。
電話連絡でもかまいませんが、メールの場合は記録として残ります。

郵便トラブルで到着が遅れたり、万が一書類の行方がわからなくなったりしても、たしかに郵送したと伝えやすいでしょう。

封筒を郵送後に先方へ連絡するときは、以下を伝えます

郵送日や書類の内容は、先方へ連絡するうえで必須です。
書類の到着日に関しては、郵便局の「お届け日数を調べる」を参考にしましょう。

ただし必ずしも予定日に配達されるとは限らないので、到着日はあくまでも目安であることを伝えておくと先方にとっても安心です。

また、追跡番号という「特定記録」という有料のオプションによってつけられ、封筒がいつ頃届くかを先方が把握できるシステムもあります。
特定記録を利用して書類を郵送した場合は、追跡番号を記載しましょう。

郵送後の連絡は必須ではありませんが、メールすることで先方から好印象をもってもらえるだけでなく、紛失時のリスク回避にもつながります。

封筒を郵送したあとは、積極的に連絡しましょう。

本記事を通して、封筒へ縦書きするときの書き方について、注意点や郵送時のポイントを含めご理解いただけたかと思います。

最後に、本記事の要点をまとめます。

▼封筒へ縦書きするとき、表書きは以下の項目について正しい位置や記載方法で書く。

▼封筒へ縦書きするときの裏書きは、以下の項目について正しい位置や記載方法で書く。

▼封筒を送る前に確認すべきポイントは、以下2つです。

より好印象を与えるには封筒を郵送後に先方へメールで連絡する。

封筒へ縦書きするとき、本記事の書き方が参考になれば幸いです。

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